Cuando trabajamos con una tabla de datos con una gran cantidad de información, nos puede llegar a interesar agrupar los datos con los subtotales en Excel.
Para analizar e interpretar mejor la información, tenemos varias posibilidades: filtrar los datos o agruparlos utilizando los subtotales.
Cuando se filtran los datos según un criterio tenemos la ventaja de poder concentrarnos únicamente en los datos que cumplen ese criterio, dado que todos los demás datos quedan ocultos.
Con la herramienta Subtotal, no se ocultan datos, sino que se agrupan en función del campo o campos que le indiquemos, realizando alguna función resumen, como puede ser la suma o el promedio.
Esto facilita el análisis de los datos, ya que nos permite la visualización de los resultados de los cálculos en diferentes niveles de detalle.
Como los subtotales se agrupan para cada cambio de un determinado valor, primero deberemos ordenar los datos para el campo para el que deseemos realizar la agrupación.
Ejercicio con Subtotales
Supongamos la siguiente tabla de datos de donde quiero obtener los subtotales de ventas, gastos y beneficios por cada ciudad:
Lo primero que debo hacer es ordenar los datos por la columna sobre la cual se obtendrán los subtotales. En este caso vamos a ordenar los datos por la columna Ciudad.
Señalamos todo el rango de datos y después en la ficha Datos, pulsamos sobre el icono de Ordenar. De esa forma se abre la ventana de Ordenar.
Ahí le indicamos la columna por la que deseamos ordenar los datos (Ciudad) y pulsamos Aceptar.
La tabla quedará ordenada por Ciudad.
El botón Subtotal en Excel
Una vez ordenados los datos, para realizar la inserción de los subtotales en Excel debemos pulsar el comando Subtotal que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Esquema.
Excel mostrará el cuadro de diálogo Subtotales.
Debemos asegurarnos de que la primera lista desplegable tenga seleccionada la opción Ciudad, ya que indica que para cada cambio de ciudad se insertará un subtotal. Además utilizaremos la función Suma y marcaremos las columnas Ventas, Gastos y Beneficio.
Al hacer clic en Aceptar se insertarán los subtotales.
Podemos observar que Excel ha insertado una fila nueva que contiene el subtotal para cada ciudad, con la suma de Ingresos, Gastos y Beneficios.
Además podemos observar que, a la izquierda de la hoja de cálculo, Excel coloca controles adicionales que son útiles para ocultar o mostrar los grupos de datos de acuerdo a los subtotales.
Cuando hacemos clic en alguno de ellos, el grupo correspondiente se expande o se contrae:
Video explicativo:
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