La validación de datos en Excel es una herramienta que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información introducida en nuestra hoja de Excel.
La importancia de la validación de datos en Excel
La validación de datos es una funcionalidad de Excel que nos permitirá establecer limitaciones sobre los tipos de datos que podemos introducir en una celda determinada.
Por defecto, las celdas de una hoja de Excel están preparadas para poder recibir cualquier tipo de dato (texto, número, fecha o una hora). Sin embargo, en muchas ocasiones limitar los datos que se pueden introducir en determinadas celdas nos permitirá evitar que se produzcan errores.
¿Cómo realizar una validación de datos en Excel?
Para establecer una validación de datos sobre una celda o un rango de celdas, primero deberemos seleccionar la celda o el rango de celdas para luego pulsar sobre el comando de Validación de datos y establecer el tipo de datos que le permitiremos introducir.
El comando Validación de datos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.
Al pulsar en el comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos.
Vemos que, de manera predeterminada, la opción «Cualquier valor» es la que está seleccionada. Por ese motivo podremos ingresar cualquier valor en las celdas, a menos que les hayamos aplicado una validación de datos.
Sin embargo, también podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un determinado tipo de datos:
- número entero
- decimal
- una lista
- una fecha
- una hora o una determinada
- longitud del texto
- criterio personalizado.
Dependiendo del criterio de validación que seleccionemos en el desplegable, podremos establecer las limitaciones que le podremos aplicar a ese tipo de datos.
Tipos de validación de datos
Validación de datos numéricos
Utilizaremos este criterio cuando queremos que solo se puedan ingresar números enteros en la celda o rango seleccionado.
Una vez elegido Número entero podremos establecer unas restricciones que le podremos aplicar a este tipo de datos.
Por ejemplo, podreos indicar que los números enteros se encuentren entre el valor 0 y 100. En ese caso solo se podrían ingresar números enteros, pero además tienen que encontrarse entre el mínimo y máximo establecido.
En la imagen anterior podremos ver otras restricciones que le podremos aplicar a los números enteros.
Además, en todos los tipos de validaciones de datos encontraremos junto a la caja donde seleccionamos el criterio un check box con el título Omitir blancos.
Este check box de Omitir blancos marca la diferencia entre permitir al usuario dejar la celda en blanco pulsando Enter (check seleccionado) u obligarle a introducir algún dato o salir del modo edición pulsando Esc (check no seleccionado)
Validación de decimales
Funciona exactamente igual que el criterio de los números enteros. La única diferencia es que nos permitirá introducir números con o sin decimales.
Validación de fechas
Con este criterio nos obligará a introducir datos con formato de fecha. Al igual que nos los números podremos establecer restricciones como los de indicar que se encuentren entre un rango de fechas.
Validación de horas
Este criterio nos impide introducir cualquier valor que no tenga formato de hora.
Validación de lista
Este criterio es posiblemente el más utilizado de todos ya que nos permite un importante ahorro de tiempo a la hora de introducir datos. A su vez impide que se puedan introducir datos con errores de escritura por ejemplo.
Con este criterio, se generará la típica lista desplegable con la que podremos seleccionar el valor de una lista.
Para crear la lista desplegable deberemos indicar los valores permitidos en el apartado de Origen. Estos se pueden escribir directamente en ese apartado, separados con punto y coma. También se puede referenciar al rango en el que se encuentren los datos a incorporar en la lista desplegable.
Validación de longitud del texto
Con este criterio podremos limitar la cantidad de caracteres que un usuario puede introducir en una celda que va a contener texto. Esto puede ser útil al incorporar códigos de identificación en los que sabemos que todos tienen el mismo formato.
Validación personalizada
Puede que queramos establecer un criterio que no se encuentra entre los que hemos visto anteriormente. Para ello Excel nos proporciona la validación personalizada en la que podremos establecer el criterio que queramos.
Un ejemplo lo vimos en un artículo anterior en el que establecimos el criterio de permitir únicamente números pares.
Ejemplos de validación de datos personalizados
Permitir solo texto
=ESTEXTO (A1)
Permitir solo texto en mayúscula
=IGUAL(A1;MAYUSC(A1))
Permitir solo texto en mayúscula
=IGUAL(A1;MINUSC(A1))
Permitir solo texto con la primera letra en mayúscula y resto en minúscula
=IGUAL(A1;NOMPROPIO(A1))
Permitir solo fórmulas
=ESFORMULA(A1)
Permitir solo números
=ESNUMERO(A1)
Permitir solo números pares
=(RESIDUO(A1;2)=0)
Permitir solo números entre 100 y 200 o bien entre 500 y 600
=O(Y(A1>=100;A1<=200);Y(A1>=500;A1<=600))
Permitir solo fechas del año actual
=AÑO(A1)=AÑO(HOY())
Permitir solo fechas del mes actual
=MES(A1)=MES(HOY())
Establecer el mensaje de entrada
Con el mensaje de entrada podemos prevenir y orientar al usuario de las hojas de cálculo para que no cometa errores al introducir datos en una celda con validación de datos.
Podremos establcer un título del mensaje y el texto que queramos que aparezca.
Una vez realizado esto, cuando nos situemos encima de una celda con un mensaje de entrada nos aparecerá un recuadro con el mensaje que le hemos indicado.
Personalizar el mensaje de error
Cuando intentamos introducir un dato que no está permitido por la validación de datos nos aparecerá un mensaje de error predefinido por Excel.
Sin embargo, tenemos la posibilidad de personalizar ese mensaje. Para ello debemos de ir a la tercera pestaña de la ventana de validación de datos.
Tiene tres apartados:
- El estilo hace referencia al icono que aparecerá junto al cuadro del mensaje.
- El título del mensaje de texto.
- El mensaje de error que queremos transmitir.
Localizar celdas que tienen alguna validación de datos
Existe una forma rápida de saber qué celdas ed una hoja tienen establecida alguna validación de datos.
En la ficha Inicio desplegamos Buscar y seleccionar y seleccionamos la opción Ir a…
Dentro del cuadro de diálogo pulsamos sobre el botón Especial.
Marcamos la opción Celdas con validación de datos y pulsamos Aceptar.
Vemos que se han sombreado todas las celdas que tengan algún tipo de validación en la hoja de cálculo.
Identificar con un círculo los datos no válidos
Una vez establecido algún tipo de criterio de validación Excel no nos permitirá introducir datos que no cumlan con ese criterio.
Sin embargo, si aplicamos la validación sobre celdas que ya contienen valores, esos datos permanecerán en esas celdas aunque no cumplan con el criterio de validación establecido.
Para localizar todas las celdas en la que suceda esto, con el objetivo de cambiar esos datos erróneos, deberemos utilizar la opción Rodear con un círculo datos no válidos del desplegable Validación de datos.
Veremos que se señalan con un círculo rojo las celdas cuyo contenido no cumple con los criterios de validación.
Con la opción Borrar círculos de validación, como su nombre indica, borraremos los círculos que hemos señalado anteriormente.
Eliminar una validación de datos
Por último veremos cómo podemos eliminar una validación de datos que ya hemos establecido anteriormente.
Para ello deberemos seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar todos.
De esa forma habremos borrado cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas que hemos seleccionado.
En el siguiente video explicaremos todos las posibilidades que nos ofrece la validación de datos.
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