Macros

Aunque Excel es un programa muy potente y con innumerables funcionalidades hay momentos en los que nos puede interesar ir más allá y adaptarlo mejor a las necesidades que tengamos.

Ventajas de las macros

Existen diversas razones por las que nos puede interesar utilizar macros en Excel para facilitarnos el trabajo.

• Nos permite añadir funcionalidades a Excel que no se encuentran en el programa.
• Podremos automatizar tareas que realizamos habitualmente, siendo de esta forma más eficientes.
• Para convertir Excel en un programa a nuestra medida, que realice justo lo que necesitemos en cada momento.

Las formas de crear una macro

Para crear una macro podremos utilizar la grabadora de macros o programando directamente, escribiendo en código VBA.

En ambos casos, tendremos como resultado una macro que se ha creado con código VBA. Sin embargo, la grabadora de macros tiene muchas más limitaciones que la programación directa.

Grabadora de macros

La grabadora de macros es muy útil para crear macros más simples y para personas que no conocen el código VBA.

La ventaja que tiene es que es muy sencillo de utilizar ya que conforme nos grabamos realizando acciones nos va creando solo el código VBA. Si, por ejemplo,  seleccionamos un rango, le damos un formato, realizamos un cálculo y finalmente lo imprimimos, Excel nos creará el código VBA dese que hemos comenzado a grabar hasta que detenemos la grabación.

Programar directamente escribiendo el código VBA

La grabadora tiene limitaciones ya que hay cosas que no se pueden grabar. Si decidimos realizar un evento mientras se cumpla una condición o queremos que aparezca una ventana de aviso cuando se termine un proceso. Mientras que una grabadora de macros realiza una serie de acciones, una detrás de otra, programando directamente no tendremos ningún tipo de limitación.

Solo con la programación directa podremos adaptar Excel a nuestras necesidades.

En esta ocasión vamos a ver dos macros que nos servirán para introducir de forma automática un número que determinemos de filas o columnas. Por ello, tanto en un caso como en el otro, cuando ejecutemos la macro nos abrirá un cuadro de diálogo en el que nos pide que le indiquemos el número de filas o columnas a insertar.

Lo mejor de esta macro es que es muy fácil insertar un número elevado de filas o columnas.

Macro para insertar varias filas o columnas en Excel

Macro para insertar varias filas

Esta macro, cuando la ejecutemos nos pedirá el número de filas que queremos añadir. Nos lo pide en un Inputbox. Una vez que lo indicamos y le damos a Aceptar nos insertará las filas desde la misma celda que se encuentra activa.

El código de la macro es el siguiente:

Sub InsertarVariasFilas()
Dim i As Integer
Dim j As Integer
ActiveCell.EntireRow.Select
On Error GoTo Last
i = InputBox(«Indica el número de filas a insertar», «Insertar filas»)
For j = 1 To i
Selection.Insert Shift:=xlToDown, CopyOrigin:=xlFormatFromRightorAbove
Next j
Last: Exit Sub
End Sub

Macro para insertar varias columnas

Esta macro, es similar a la anterior pero afecta a las columnas. Nos pedirá el número de columnas que queremos añadir en un Inputbox. Una vez que lo indicamos y le damos a Aceptar nos insertará las columnas desde la misma celda que se encuentra activa.

El código de la macro es el siguiente:

Sub InsertarVariasColumnas()
Dim i As Integer
Dim j As Integer
ActiveCell.EntireColumn.Select
On Error GoTo Last
i = InputBox(«Indica el número de columnas a insertar», «Insertar columnas»)
For j = 1 To i
Selection.Insert Shift:=xlToRight, CopyOrigin:=xlFormatFromRightorAbove
Next j
Last: Exit Sub
End Sub

En esta ocasión vamos a ver una macro sencillita que nos puede permitir ahorrar mucho tiempo mostrando filas y columnas ocultas en numerosas hojas de Excel diferentes.

En ocasiones tenemos ficheros de Excel en los que queremos tener todo su contenido visible. No queremos que existan filas o columnas ocultas.

Si bien hay diferentes formas con las que podríamos realizar esto, esta sencilla macro nos realiza el trabajo de una forma muy rápida y sencilla.

Macro para mostrar todas las filas y columnas de todas las hojas

Crear la macro

Primero debemos abrir el editor de Visual Basic (VBE) utilizando la combinación de teclas Alt + F11. Hacemos clic sobre el icono de nuestro fichero (ThisWorkbook) con el botón derecho (Insertar – Módulo) o en el Menú (Insertar – Módulo). Se nos abrirá en la parte derecha el editor VBA, en el cual debemos escribir o copiar el código de la macro.

El código de la macro es el siguiente:

Sub MostrarOcultas()
‘Muestra todas las filas y columnas de todas las hojas
Dim Hoja As Worksheet
For Each Hoja In Application.Worksheets
Hoja.Select
Cells.Select
Selection.EntireRow.Hidden = False
Selection.EntireColumn.Hidden = False
Next
End Sub

Finalmente, guardamos la macro como Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)

Ejecutar la macro

Deberemos abrir el cuadro de diálogo de Macros. Bien haciendo clic sobre el icono de “ver macros” de la ficha Desarrollador o bien utilizando la combinación de teclas Alt + F8. Del cuadro de diálogo de la macro deberemos seleccionar la que acabamos de crear y pulsar sobre el botón Ejecutar.

Veremos que una vez hayamos hecho clic en «Ejecutar» todas las hojas de ese fichero tienen todas sus filas y columnas visibles (no ocultas).

En esta ocasión vamos a ver una macro que nos puede ahorrar mucho tiempo. Esta macro rellena todas las celdas en blanco de una selección con un valor que nosotros determinemos. Puede que deseemos que las celdas en blanco de un rango tomen el valor 0. En muchas ocasiones nos encontramos con tablas o un rango de datos en el que deseamos que se rellenen las celdas en blanco con el valor 0. También puede que queramos que en esas celdas aparezca cualquier otro valor o incluso una expresión. No es necesario que sean números, puede ser una expresión.

Si bien hay diferentes formas con las que podríamos abordar esta situación, esta sencilla macro nos realiza el trabajo de una forma rápida, sencilla y muy flexible.

En el siguiente ejemplo vemos una tabla en la que se indican las ventas de artículos por vendedores. Los vendedores que no han vendido algún artículo tienen esa celda en blanco, sin ningún dato.

Macro para rellenar las celdas en blanco de una selección

Crear la macro

Primero debemos abrir el editor de Visual Basic (VBE) utilizando la combinación de teclas Alt + F11. Hacemos clic sobre el icono de nuestro fichero (ThisWorkbook) con el botón derecho (Insertar – Módulo) o en el Menú (Insertar – Módulo). Se nos abrirá en la parte derecha el editor VBA, en el cual debemos escribir o copiar el código de la macro.

El código de la macro es el siguiente:

Sub RellenarCeldasBlancasConValor()
‘Rellena las celdas en blanco en un rango con el valor que decidamos
Dim cell As Range
Dim InputValue As String
On Error Resume Next
InputValue = InputBox(«Introduce el valor con el que quieres rellenar las celdas blancas de la selección», «Rellena celdas en blanco»)
For Each cell In Selection
If IsEmpty(cell) Then
cell.Value = InputValue
End If
Next
End Sub

Finalmente, guardamos la macro como Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)

Ejecutar la macro

Lo primero que debemos hacer es seleccionar el rango de celdas sobre las que queremos que rellene las celdas en blanco. Esto es importante ya que en caso contrario ejecuta la macro únicamente sobre la celda activa.

Deberemos abrir el cuadro de diálogo de Macros. Bien haciendo clic sobre el icono de “ver macros” de la ficha Desarrollador o bien utilizando la combinación de teclas Alt + F8. Del cuadro de diálogo de la macro deberemos seleccionar la que acabamos de crear y pulsar sobre el botón Ejecutar.

Cuando ejecutamos esa macro nos abre un cuadro de diálogo que nos pide que insertemos el valor que queremos que incluya en las celdas en blanco. Puede ser el 0, un número o cualquier expresión.

Como podemos observar, en mi ejemplo he seleccionado todo el rango de las ventas y después he ejecutado la macro. Me pide que introduzca el valor con el que rellenar las celdas en blanco. Yo le he indicado el cero.

Al darle al botón «Aceptar» vemos que nos ha rellenado todos las celdas que previamente estaban en blanco.

Anteriormente vimos cómo podíamos proteger todas las hojas de un fichero en Excel utilizando una macro. Utilizando esa macro se protegían todas las hojas, impidiendo modificaciones no deseadas. Para poder realizar cambios debíamos desproteger cada hoja una a una, introduciendo la contraseña elegida o bien utilizar otra macro que nos sirviera para desproteger todas las hojas de una vez.

Al igual que nos ocurría cuando intentamos proteger las hojas, si seleccionamos varias hojas se desactiva la opción de Desproteger hoja. Por tanto no nos queda otro remedio que desprotegerlas una a una o mediante una macro.

En la siguiente imagen podemos observar que al haber seleccionado las dos hojas protegidas nos ha desactivado la opción de Desproteger hojas.

Macro para desproteger todas las hojas de un fichero

Crear la macro

Primero debemos de abrir el editor de Visual Basic (VBE) utilizando la combinación de teclas Alt + F11. Hacemos clic sobre el icono de nuestro fichero (ThisWorkbook) con el botón derecho (Insertar – Módulo) o en el Menú (Insertar – Módulo). Se nos abrirá en la parte derecha el editor VBA, en el cual debemos escribir o copiar el código de la macro.

El código de la macro es el siguiente:

Sub DesprotegerHojas()

‘Macro para proteger todas las hojas de un fichero
Dim wksht As Worksheet
For Each wksht In ActiveWorkbook.Worksheets
wksht.Unprotect Password:=»contraseña»
Next wksht

End Sub

Lógicamente deberemos de incluir en la macro la contraseña con la que protegimos las hojas (en mi caso fue la palabra «contraseña«).

Finalmente, guardamos la macro como Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)

Ejecutar la macro

Deberemos abrir el cuadro de diálogo de Macros. Bien haciendo clic sobre el icono de “ver macros” de la ficha Desarrollador o bien utilizando la combinación de teclas Alt + F8. Del cuadro de diálogo de la macros deberemos de seleccionar la que acabamos de crear y pulsar sobre el botón Ejecutar.

Cuando ejecutamos esa macro no notaremos ningún cambio, pero cuando intentemos cambiar cualquier celda veremos que nos lo permite al estar todas las hojas desprotegidas.

En este artículo veremos cómo proteger todas las hojas de un fichero en Excel. Puede sernos útil cuando tenemos muchas hojas y no queremos protegerlas una a una. Podemos pensar que seleccionando todas las hojas podríamos protegerlas de una vez, pero Excel no nos lo permite, ya que nos desactiva la opción de Proteger hoja.

En la siguiente imagen podemos observar que al haber seleccionado las dos hojas nos ha desactivado la opción Proteger hoja.

Por ello es útil disponer de una macro que lo haga de forma automática, para protegerlas de modificaciones no deseadas.

Macro para proteger todas las hojas de un fichero

Crear la macro

Primero debemos de abrir el editor de Visual Basic (VBE) utilizando la combinación de teclas Alt + F11. Hacemos clic sobre el icono de nuestro fichero (ThisWorkbook) con el botón derecho (Insertar – Módulo) o en el Menú (Insertar – Módulo). Se nos abrirá en la parte derecha el editor VBA, en el cual debemos escribir o copiar el código de la macro.

El código de la macro es el siguiente:

Sub ProtegerHojas()

‘Macro para proteger todas las hojas de un fichero
Dim wksht As Worksheet
For Each wksht In ActiveWorkbook.Worksheets
wksht.Protect Password:=»contraseña»
Next wksht

End Sub

En este ejemplo hemos indicado como contraseña la palabra «contraseña«. Por tanto, la macro nos protegerá las hojas con esa palabra. En la macro que queramos desarrollar deberemos sustituir la contraseña que se encuentra entre comillas por la contraseña que elijamos.

Ahora debemos de guardar esa macro. Nos aparecerá el siguiente mensaje que nos avisa que deberemos de guardarlo habilitado para macros. Por tanto en el siguiente mensaje debemos de pulsar en No.

Deberemos guardar el fichero como Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm)

Ejecutar la macro

Deberemos abrir el cuadro de diálogo de Macros. Bien haciendo clic sobre el icono de “ver macros” de la ficha Desarrollador o bien utilizando la combinación de teclas Alt + F8. Del cuadro de diálogo de la macros deberemos de seleccionar la que acabamos de crear y pulsar sobre el botón Ejecutar.

Cuando ejecutamos esa macro no veremos ningún cambio. Sin embargo, si queremos modificar cualquier celda de cualquiera de las hojas nos indicará que la hoja se encuentra protegida.

Para desprotegerla debemos de ir al la ficha Revisar – Desproteger hoja e introducir la contraseña elegida en la macro (en mi caso la palabra contraseña)

También podremos utilizar otra macro que nos desproteja automáticamente todas las hojas.