En ocasiones tenemos una serie de datos en una hoja de Excel y nos gustaría saber cuáles son números y qué celdas son el resultado de alguna fórmula. Eso es muy sencillo de realizar con un truco poco conocido.
Mostrar fórmulas de Excel
En el siguiente ejemplo tenemos una tabla que incluye las ventas realizadas durante el año 2017 y 2018, así como las proyecciones para el año 2019. Todo ello diferenciando por las distintas tiendas.
Si deseamos ver cómo se han realizado los cálculos, que celdas corresponden a números introducidos y cuáles provienen de fórmulas, lo más normal es situarnos encima de cada celda y ver qué aparece en la barra de fórmulas.
Así, si nos situamos encima de la celda B4 vemos en la barra de fórmulas que aparece el número introducido directamente.
En cambio, si nos situamos en la celda D4 vemos que esa cifra se ha obtenido como resultado de una fórmula.
De esa forma, nos haremos una idea de la forma en la que se hacen los cálculos de la hoja de Excel. Sin embargo, eso puede ser muy tedioso y se puede resolver muy fácilmente.
La mejor forma de mostrar el origen de los datos en Excel y la sintaxis de todas las celdas es mediante la pulsación de una combinación de teclas.
- Si la versión de Office es anterior a 2010, tendremos que presionar Alt+º (la tecla que está sobre el tabulador)
- Si contamos con una versión posterior, tendremos que pulsar Ctrl+` (la tecla que está justo a la derecha de la letra P)
De esa forma, automáticamente, se mostrará la sintaxis original de todas las celdas.
Con una nueva pulsación de las mismas teclas se restablecerá la visualización original.
Como vemos no hay ningún criterio de validación que indique solamente mayúsculas. Por ello deberemos elegir la opción de «Personalizada» e indicar una fórmula que verifique si el valor indicado está en mayúsculas.
Una vez le damos a Aceptar se abre otra ventana en la que nos pide la fórmula que se debe cumplir para que acepte el criterio como válido.
En la barra de «Fórmula» debemos incluir la siguiente fórmula si deseamos aplicar el criterio, por ejemplo, a la celda C2.
Le damos a Aceptar y ya estamos restringiendo los datos que se pueden incluir en la celda C2 a textos en letras mayúsculas.
Vamos a comprobar a continuación si funciona y solo nos permite introducir valores con letras mayúsculas.
Sin embargo, si tratamos de introducir «Agosto» nos aparece el mensaje de error que le indicamos y no introduce el valor.
Por tanto, vemos que con este método podemos forzar que solo se puedan introducir letras mayúsculas en las celdas que deseemos.
Una vez tenemos seleccionada la imagen aparecerá en la ventana de «Efectos de relleno«.
Sin embargo, muchas veces no queremos eliminar esos datos duplicados. Solo queremos localizarlos de alguna manera para poder decidir qué hacer con esos datos. En este caso no nos sirve la herramienta de «Quitar duplicados«. Deberemos proceder a la identificación de duplicados en un rango utilizando otro método diferente.
Con este mensaje Excel nos advierte acerca de que el autor del libro quiere que se abra el fichero con acceso de solo lectura. Eso sí, podemos decidir si queremos abrirlo como de «solo lectura» o no.
Debemos pulsar sobre la opción «Opciones generales…», lo que abre la siguiente ventana:
El recuadro que se encuentra en la parte inferior, donde indica «Se recomienda solo lectura» es el que establece la recomendación inicial.
En este caso queremos que en la celda en verde (E6) nos aparezca la suma de las ventas entre las fechas indicadas en E4 y E5.
