Funciones de texto

La función ESPACIOS

La función ESPACIOS elimina todos los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras.

Esta función nos permite corregir los espacios en textos procedentes de otras aplicaciones que pueda contener un espaciado irregular.

En inglés a la función ESPACIOS se le conoce como función TRIM.

Sintaxis de la función ESPACIOS

La sintaxis de la función ESPACIOS es la siguiente:

=ESPACIOS(texto)

El argumento es:

Texto (obligatorio): El texto al que deseamos quitar los espacios excedentes.

Ejemplo de la función ESPACIOS

Al importar los departamentos de la empresa de una base de datos externa, en algunas ocasiones nos ha dejado espacios al comienzo del texto y en otras ocasiones ha dejado varios espacios entre las palabras.

Ello presenta los inconvenientes de que Excel los considera departamentos diferentes lo cual generará inconvenientes ya que no podremos filtrar u ordenar los datos. Igualmente, al crear una tabla dinñamica, por ejemplo, los considerará como diferentes departamente.

Si le aplicamos la función ESPACIOS unificaremos los departamentos.

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Las funciones de texto con formato fecha

Excel nos permite obtener numerosos resultados a partir de una fecha. Con las funciones de texto con formato fecha, podemos establecer el día de la semana, mes o año, en diversos formatos. Esto nos puede ser de mucha utilidad, por ejemplo, si queremos establecer un calendario o cuadrante.

Con la función texto y aplicando el formato adecuado podremos obtener el resultado que deseemos. Son las funciones de texto con formato de fecha.

Función de texto con formato de día

A partir de una fecha, como por ejemplo, el día 8/9/2018 nos puede interesar que nos indique el día del mes (con uno o dos dígitos) o bien el día de la semana (abreviado o completo). Todo ello lo obtenemos con mucha facilidad aplicando la función TEXTO de la siguiente forma.

Si en la celda A5 tenemos la fecha 08/09/2018 y:

aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»D») obtendremos el valor «8», es decir, el día del mes con un dígito. Se obtendrá un sólo dígito cuando el día del mes se encuentre entre el 1 y 9. En caso de ser el día 10 o superior aparecerá con sus dos dígitos.
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»DD») obtendremos el valor «08», es decir, el día del mes con dos dígitos. Por tanto, si el día es entre 1 y 9 nos colocará un cero delante.
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»DDD») obtendremos el valor «sáb», es decir, el día de la semana de forma abreviada.
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»DDDD») obtendremos el valor «sábado», es decir, el día de la semana de forma completa.

Función de texto con formato de mes

A partir de la misma, el día 8/9/2018 nos puede interesar que nos indique el mes con formato de número o texto. De nuevo utilizaremos las posibilidades que nos brinda la función TEXTO.

Si en la celda A9 tenemos la fecha 08/09/2018 y:

aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»M») obtendremos el valor «9», es decir, el mes con un dígito. Se obtendrá un sólo dígito cuando el mes se encuentre entre el 1 y 9. En caso de ser el mes 10 o superior aparecerá con sus dos dígitos.
aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»MM») obtendremos el valor «09», es decir, el mes con dos dígitos. Por tanto, si el mes correspondiente esta entre el 1 y 9 nos colocará un cero delante.
aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»MMM») obtendremos el valor «sept», es decir, el mes de septiembre de forma abreviada.
aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»MMMM») obtendremos el valor «septiembre», es decir, el mes de forma completa.

Función de texto con formato de año

De nuevo, siguiendo con el ejemplo del día 8/9/2018 nos puede interesar que nos indique el año de forma reducida o completa.

Si en la celda A13 tenemos la fecha 08/09/2018 y:

aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»A») obtendremos el valor «18», es decir, el año con los dos últimos dígitos. Lo mismo obtendríamos si aplicamos el formato «AA».
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»AAA») obtendremos el valor «2018», es decir, el año completo, con los cuatro dígitos. Lo mismo obtendríamos si aplicamos el formato «AAAA».

La función MINUSC en Excel

La función MINUSC es una función de texto que convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.

Sintaxis de la función MINUSC

MINUSC(Texto)

La sintaxis de la función MINUSC es muy sencilla. Únicamente hay que indicar el texto que deseamos pasar a minúscula.

Texto (obligatorio): El el texto que queremos pasar a minúscula. El argumento texto puede ser una celda o una cadena de texto.

Hay que tener en cuenta que:

La función MINUSC no cambian los caracteres que no sean letras.
Los números los pasa a formato de texto, por lo que no se pueden hacer cálculos con esos números.

Ejemplo de utilización de la función MINUSC

Supongamos que tenemos que importar los datos de nuestros artículos en otra aplicación. En esa otra apliacción no permite incluir el código del artículo en mayúscula, por lo que debemos de pasar todos los Códigos Producto a minúscula.

Es decir, trataremos de pasar los códigos de la columna A a minúscula. Para ello aplicaremos la función MINUSC en la columna D.

La función que utilizaremos en la celda D1 será =MINUSC(A1) obteniendo los siguientes resultados. Ahora copiaríamos la fórmula en las celdas inferiores obteniendo de esa forma el resultado deseado.

La función CONCATENAR en Excel

La función CONCATENAR es una función de texto que nos permite unir varias cadenas de texto en una sola celda.

Sintaxis de la función CONCATENAR

CONCATENAR(Texto1, [Texto2], …)

La sintaxis de la función CONCATENAR es sencilla, ya que consiste en indicarle los argumentos (textos) que deseamos ir uniendo al resultado final. El máximo de argumentos que podemos especificar en la función es de 255, cada uno con un máximo de 8192 caracteres posibles. El único argumento obligatorio es el primero.

Texto1 (obligatorio): El primer texto que se unirá a la cadena de texto final. El elemento puede ser un valor de texto, número o una referencia de celda.
Texto2 (opcional): El segundo texto a unir al resultado final. Todos los argumentos son opcionales a partir del segundo argumento.

Ejemplo de utilización de la función CONCATENAR

Supongamos que tenemos en una hoja de Excel los nombres, primer apellido y segundo apellido en tres columnas diferentes y que deseamos unirlo todo en una única celda.

Vemos que en la columna A, B y C tenemos el nombre, primer apellido y segundo apellido, respectivamente. Nuestra intención es tener en una única celda el nombre y los dos apellidos.

Si utilizáramos en la celda E2 la función =CONCATENAR(A2;B2;C2) nos uniría los textos de las tres columnas, pero sin espacios entre ellos. Es decir quedaría de la siguiente forma.

Como nuestra intención es que exista un espacio entre nombre y primer apellido y otro entre los dos apellidos, debemos incluir otros dos argumentos en la función, quedando esta de la siguiente manera:

=CONCATENAR(A2;» «;B2;» «;C2)

De esa forma hay 5 argumentos.

A2: referencia a la celda del nombre.
» «: espacio en blanco. Los textos se indican entre comillas dobles.
B2: referencia a la celda del primer apellido.
» «: espacio en blanco.
C2: referencia a la celda del segundo apellido.

Veamos como quedaría en el ejercicio:

Podemos comprobar que de esa forma, en la columna E tenemos los nombres como queríamos. Si deseamos tener los nombres completos como valores y no como una función los podemos copiar como valores.