Crear un checklist con casillas de verificación

En este ejercicio veremos cómo podemos crear un checklist con casillas de verificación en Excel. Además, veremos cómo podemos utilizar los resultados para cambiar el formato de los valores marcados y para mostrar en otro lugar de la hoja los valores marcados y desmarcados.

Si bien desde hace pocos meses tenemos la herramienta Checkbox, que nos facilita mucho la utilización de las casillas de verificación, en este video utilizaremos los controles de formulario, dado que los usuarios de versiones anteriores de Excel no tendrán disponible la herramienta checkbox.

Para ver la utilización de la nueva herramienta, actualmente únicamente disponible para usuarios de Microsoft 365, os remito al siguiente video.

Crear un checklist con control de formulario (casillas de verificación)

Queremos obtener algo similar a lo que vemos a continuación.

En la columna A tenemos una serie de cursos y en la columna B unas casillas de verificación, que cuando las marcamos significa que hemos realizado el curso y si está desmarcado es que el curso está pendiente de realización.

Además en las columnas E y G, de una forma dinámica, se muestran qué cursos se han realizado y cuáles están pendientes.

Para descargaros directamente el archivo de Excel podéis pinchar en el siguiente enlace.

Datos iniciales

Partimos de los datos iniciales, que son todos los cursos.

Inserción de las casillas de verificación

Para insertar las casillas de verificación vamos a la pestaña Programador y desplegamos la opción Insertar. Dentro de los controles de formulario seleccionamos la tercera opción, casilla.

Ahora vamos a la celda correspondiente, en la columna B e insertamos la casilla.

Marcando la casilla con el botón derecho del ratón y haciendo doble clic sobre el nombre del control de formulario, le podemos cambiar el nombre.

Esa casilla la podemos copiar tantas veces como necesitemos.

Vincular casilla de verificación con celda

Ahora tenemos 7 casillas de verificación que podemos marcar o desmarcar pero no tienen ninguna funcionalidad asociada.

Para ello tenemos que seleccionar, con el botón derecho del ratón, la casilla y seleccionar Formato de control.

Se abre la ventana Formato de control y dentro de la pestaña Control, debemos rellenar el apartado de Vincular con la celda.

Para el curso de Excel lo vamos a vincular con la celda C2.

Ahora vemos que, cuando marcamos la casilla que está en B2 nos muestra en la celda C2 el texto VERDADERO. En caso de que esté desmarcado, nos aparece FALSO.

Haremos esto para todos los cursos.

Cambiar formato a cursos realizados

Como queremos que cuando el curso esté realizado, éste aparezca en color gris y tachado tendremos que utilizar el formato condicional para ello.

Seleccionamos todos los cursos de la columna A y pulsamos sobre Formato condicional y le damos a Nueva regla…

Es muy importante marcar, si procede, si queremos usar los rótulos en fila superior y columna izquierda.

Nos aparece la ventana de Editar la regla de formato y seleccionamos la opción Utilice una formula que determine las celdas para aplicar formato.

Escribimos la fórmula =C2=VERDADERO y pulsamos sobre el botón formato, donde elegimos el formato que deseemos.

En mi caso he cambiado el color de la fuente y lo indico como tachado.

Ya hemos conseguido que cuando se marque nos cambie el formato del curso y aparezca tachado.

Mostrar listado de cursos realizados y pendientes

Para mostrar en unas columnas aparte qué cursos se han realizado y qué cursos están pendientes utilizaremos la función FILTRAR.

Aplicando esa fórmula aparecerán todos los cursos que en la columna C tienen en valor VERDADERO y, por tanto, se han realizado.

De igual forma haremos para los cursos pendientes.

Con esa fórmula mostraremos de forma dinámica los cursos pendientes de realizar.

Ocultar valores de las celdas vinculadas

Finalmente, para mejorar el diseño de la hoja, vamos a ocultar el valor de las celdas vinculadas con las casillas de verificación, para que no veamos el valor de VERDADERO o FALSO.

Para ello marcamos las celdas de la columna C y le damos al botón derecho del ratón, seleccionando Formato de celdas.

Dentro de la ventana que se abre seleccionamos la categoría Personalizada y en tipo escribimos tres veces el símbolo punto y coma ;;;