Crear un diagrama de Gantt en Excel

En este artículo veremos cómo podemos crear un diagrama de Gantt o cronograma en Excel.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Como nos define la Wikipedia «El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.»

Sería un gráfico del siguiente tipo:

Pasos para realizar un diagrama de Gantt en Excel

Vamos a ver paso a paso cómo lo podríamos hacer en Excel.

1. Datos de partida

Partimos de la siguiente tabla de actividades, con sus respectivas fechas de inicio y final.

En este caso la columna D, de la Fecha de finalización, se obtiene automáticamente sumando a la Fecha de inicio (columna B) los días de duración de la actividad (columna C).

2. Insertar gráfico

Colocándonos fuera de la tabla de datos le damos a la ficha «Insertar», desplegamos el icono de Insertar gráfico de columnas o de barras y dentro de esas opciones elegimos Barra en 2D – Barra apilada, como se aprecia en la siguiente imagen.

3. Seleccionar datos

Nos aparece un recuadro del gráfico en blanco. Ahora pinchando sobre el gráfico nos abre el menú contextual de «Herramientas de gráficos«. Hacemos clic en seleccionar datos.

Esto nos abre la ventana de «Seleccionar origen de datos»:

Ahí debemos indicarle los datos a incluir en el gráfico.

En la parte izquierda hacemos clic en «Agregar» y seleccionamos en «Valores de serie» las fechas de inicio.

A continuación agregamos otra serie que corresponde a la duración en días.

A esta segunda serie, la de la duración en días, le editamos las etiquetas del eje horizontal.

Le damos a «Editar» y seleccionamos para el rango de rótulos del eje los nombres de las actividades (columna A)

Ya tendríamos seleccionados todos los datos del gráfico por lo que le damos a clic e «Aceptar» para salir del cuadro de selección de datos.

4. Modificar formato de gráfico

Ahora le debemos hacer las modificaciones oportunas para que se parezca a un gráfico de Gantt.

Lo primero que debemos hacer es eliminar las barras azules que corresponder a la fecha de comienzo de las actividades.

Para ello nos colocamos sobre cualquiera de las barras azules y le damos a clic en el botón derecho del ratón. Elegimos «Dar formato a serie de datos».

Tras pulsar en esa opción, en la parte derecha se nos abrirán las opciones de formato. Nos dirigimos a las opciones de relleno y le damos a la opción «Sin relleno».

Vemos que al desaparecer la serie de fecha de inicio, solo es visible la de la duración y se parece mucho al diagrama que estamos buscando.

Por otro lado las actividades vemos que en el gráfico las actividades están en orden inverso al de la tabla. Para modificarlo hacemos clic sobre el eje de las actividades con el botón derecho del ratón. Seleccionamos «Dar formato al eje…»

En las opciones del eje le hacemos clic en el recuadro de «Categorías en orden inverso«

Vemos que el gráfico ya se parece mucho al tenemos en mente.

Ahora nos interesa que el eje horizontal no tenga tanto espacio en blanco antes del comienzo de la primera actividad ni después de la última. Tendremos que ajustar el eje a las fechas que nos interese de comienzo y final del eje.

Para ello debemos elegir entre que fecha queremos que se sitúe el gráfico. Podemos elegir el comienzo de la primera actividad como inicio de eje. También podemos elegir el 1 de enero si queremos tener una visión del año natural.

Para la fecha final podemos elegir la fecha de finalización más elevada (en nuestro caso la actividad G) o en nuestro caso podemos elegir el 30 de junio que es una fecha ligeramente posterior.

Esas dos fechas las indicamos en cualquier recuadro de Excel y la transformamos a formato numérico.

Los dos número que obtenemos para las fechas inicio y final son las que necesitamos para establecer los ejes. En este ejemplo el 1/1/2018 corresponde al número 43101 y el 30/6/2018 corresponde al número 43281.

Hacemos clic sobre el eje horizontal de las fechas con el botón derecho del ratón, con lo que aparece a la derecha de nuevo la ventana de opciones de formato de eje..