Las opciones de Auditoría de fórmulas en Excel se encuentran en la ficha de Fórmulas y nos permitirán comprender mejor cómo funcionan las fórmulas y entender la estructura de los cálculos realizados en una hoja. Además, con estas herramientas podremos detectar los posibles errores con el fin de corregirlos.
Con vemos en la imagen, el grupo Auditoría de fórmulas tiene 6 opciones:
- Rastrear precedentes
- Rastrear dependientes
- Quitar flechas
- Mostrar fórmulas
- Comprobación de errores
- Evaluar fórmula
Rastrear precedentes
Esta funcionalidad nos muestra con una serie de flechas azules que van desde las celdas relacionadas con la celda en activa que está siendo auditada. Así sabremos qué celdas intervienen en el cálculo de la celda que estamos auditando, permitiéndonos entender cómo funciona dicha celda.
En el caso anterior queremos saber de qué celdas depende la celda D8. Situándonos encima de la celda y pinchando sobre la opción «Rastrear precedentes» nos nuestra el rango de celdas que influyen en su resultado.
Si volvemos a pulsar sobre «Rastrear precedentes» nos muestra las celdas que intervienen en el cálculo de estas celdas precedentes, es decir, serían las precedentes de 2º grado.
Rastrear dependientes
Esta funcionalidad nos muestra con una serie de flechas azules que van desde la celda activa hacia todas las celdas que dependen de la misma.
En el ejemplo anterior queremos saber qué celdas dependen de la celda C3, es decir, si hago algún cambio en la celda C3, qué celdas se van a ver afectadas.
Con la flecha nos muestra que la celda que se verá afectada de una forma directa es la celda D3.
Si pulso otra vez sobre «Rastrear dependientes» vemos las celdas que se verán afectadas al ser dependientes de la celda D3.
Quitar flechas
Para eliminar esas flechas azules debemos utilizar la opción Quitar flechas. De esa forma eliminamos todas las flechas de auditoría que aparecen en pantalla.
Si solamente queremos eliminar las flechas precedentes o dependientes, deberemos desplegar y elegir «Quitar flechas precedentes» o «Quitar flechas dependientes«, respectivamente.
Mostrar fórmulas
Al pulsar esta opción, todas las celdas de nuestra hoja (que contenga una fórmula) mostrarán la fórmula en lugar del valor calculado.
De esa forma podremos entender mejor el funcionamiento de los cálculos que se realizan en una hoja.
Si volvemos a pulsar sobre «Mostrar fórmulas» veremos la hoja de nuevo como estaba.
Comprobación de errores
La opción «Comprobación de Errores» nos permite encontrar errores más rápido.
En este caso hemos incluido un dato de tipo texto en la celda B4, con lo cual me aparece un error en las celdas que dependen de esa celda.
Si pulsamos sobre esta opción «Comprobación de Errores» se abre la siguiente ventana.
Como vemos nos indica en qué celda se ha producido el error y una descripción del tipo de error.
Tenemos varias opciones, como es la de pulsar sobre el botón «Ayuda sobre este error«, con lo que se abre la web de soporte e Microsoft que nos explica en detalle el tipo de error y posible solución.
Otra opción que tenemos es la de hacer un «Seguimiento de error«, nos señala con flechas las celdas que se ven afectadas por el error. En azul las precedentes a la celda en la que se produce el error, y el rojo las dependientes de la misma.
Podemos omitir el error, con la opción «Omitir error» o hacer las modificaciones oportunas en la barra de fórmulas para corregir ese error.
Si este es el caso, haciendo clic en «Modificar en la barra de fórmulas» nos lleva directamente a la barra de fórmulas en la que se señalan oportunamente las celdas implicadas.
Evaluar fórmula
Al hacer clic en el botón de «Evaluar fórmula» presenta paso a paso como se calcula la fórmula con el fin de hallar el error.
Situándonos encima de una celda con error, si marcamos la opción Evaluar fórmulas, nos abre la ventana Evaluar fórmulas, que nos muestra en el cuadro Evaluación la fórmula que será evaluada.
Como vemos, B4 aparece subrayada, lo que indica que al pulsar el botón Evaluar se calculará el resultado de dicha celda, reemplazándola por su resultado.
De esa forma podemos comprobar en qué parte de la fórmula me da un resultado erróneo.
Conforme vamos pulsando el botón «Evaluar» nos muestra el resultado de la parte de la fórmula y desplazando la parte subrayada a otra parte de la fórmula.
Una vez evaluadas todas las parte de la fórmula, se subrayan todos los componentes de la misma, lo que significa que cuando pulsemos de nuevo Evaluar, nos muestra el resultado de la fórmula completo.
Así vemos, paso a paso todos los resultados de los cálculos intermedios de la fórmula, permitiéndonos comprobar en qué momento de los cálculos se genera el error.
Paso a paso para entrar
Esta es una forma muy interesante de evaluar las fórmulas ya que identifica muy rápidamente cualquier tipo de error y su motivo.
Vemos que directamente nos señala la celda que nos motiva el error en la fórmula.
Como vemos existen diversas opciones dentro del grupo de Auditoría de fórmulas que nos permiten hacer comprobaciones en las fórmulas y detectar las causas que originan errores en las mismas.
Video explicativo:
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