Por defecto, cuando utilizamos la función de ordenar en Microsoft Excel, el programa nos ofrece dos alternativas básicas: el orden alfabético (de la A a la Z) o el orden numérico (de menor a mayor). Sin embargo, existen muchas situaciones en las que nuestros datos siguen una lógica diferente. Si intentas ordenar alfabéticamente los días de la semana, «Domingo» aparecerá antes que «Lunes», rompiendo por completo la coherencia cronológica.
Para resolver esto, Excel cuenta con las Listas Personalizadas, una funcionalidad excelente para establecer tus propios criterios de ordenación (como meses, tallas de ropa, niveles de prioridad o jerarquías de puestos). En esta guía te enseñamos a utilizarlas paso a paso.
Caso 1: Utilizar las Listas Personalizadas integradas (Días y Meses)
Excel ya viene de fábrica con varias listas personalizadas preinstaladas para los días de la semana y los meses del año (tanto en texto completo como en abreviaturas). Para utilizarlas:
- Selecciona cualquier celda dentro de la tabla que deseas ordenar.
- Dirígete a la pestaña Datos en la barra superior de herramientas.
- Haz clic en el botón grande Ordenar (dentro del grupo Ordenar y filtrar).
- En la ventana emergente, en el desplegable de Columna, elige el campo que quieres ordenar (por ejemplo, Mes).
- En el desplegable de Criterio de ordenación, cambia «De A a Z» por la opción Lista personalizada….
- Se abrirá un cuadro de diálogo donde verás las listas del sistema. Selecciona la lista cronológica correspondiente (Enero, Febrero, Marzo…) y haz clic en Aceptar.
- Vuelve a pulsar Aceptar en la ventana principal. Tu tabla se organizará siguiendo el orden natural de los meses y no el alfabético.
Caso 2: Crear tu propia Lista Personalizada (Criterios Propios)
¿Qué pasa si necesitas ordenar una columna por categorías propias, como el nivel de prioridad de un proyecto (Alta, Media, Baja) o las tallas de un catálogo (S, M, L, XL)? Alfabéticamente quedarían desordenadas, por lo que debes crear una lista nueva.
Paso A: Registrar la nueva lista en Excel
- Ve a la pestaña Archivo (esquina superior izquierda) y haz clic en Opciones (al final del menú lateral).
- En la ventana de Configuración, entra en la categoría Avanzadas.
- Baja por el panel derecho casi hasta el final, busca la sección General y haz clic en el botón Modificar listas personalizadas….
- En la nueva ventana, asegúrate de que esté seleccionada la opción NUEVA LISTA en el panel izquierdo.
- En el cuadro de la derecha (Entradas de lista), escribe tus elementos uno por línea presionando Intro o separados por comas siguiendo el orden exacto en el que quieres que aparezcan (por ejemplo):Plaintext
Alta Media Baja - Haz clic en el botón Agregar. Verás que tu lista se traslada al panel izquierdo junto a las del sistema. Pulsa Aceptar en ambas ventanas para guardar los cambios.
Paso B: Aplicar el orden en la tabla
Una vez guardada en el programa, podrás aplicarla a cualquier archivo de la misma manera que en el Caso 1:
Elige la lista de prioridades que acabas de diseñar, acepta y ¡listo! Tu tabla se ordenará perfectamente siguiendo tu criterio personalizado de mayor a menor relevancia.
Abre el menú Datos > Ordenar.
Selecciona la columna correspondiente (por ejemplo, Prioridad).
En Criterio de ordenación, selecciona Lista personalizada….
Video explicativo:
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