Al gestionar inventarios, registros de asistencia, listados de clientes o reportes de ventas en Microsoft Excel, el conteo manual de elementos que cumplen una regla específica es una tarea lenta y propensa a cometer errores.
Para automatizar este proceso de forma precisa, Excel incluye una de sus herramientas estadísticas más versátiles: la función CONTAR.SI. Esta fórmula te permite contar automáticamente únicamente aquellas celdas de un rango que cumplan con un criterio o condición predeterminada (ya sea un texto exacto, un número, una fecha o una comparación mediante operadores).
En este artículo aprenderás a dominar su sintaxis y a aplicarla en diferentes escenarios del día a día.
1. Sintaxis de la función CONTAR.SI
La estructura de la función es sumamente sencilla y solo requiere dos argumentos:
=CONTAR.SI(rango; criterio)
rango[Obligatorio]: El conjunto de celdas que deseas evaluar (por ejemplo,A2:A50).criterio[Obligatorio]: La condición que debe cumplirse para que una celda sea contabilizada. Puede ser un número, un texto, una referencia de celda o un operador lógico.
2. Ejemplos prácticos de aplicación
A) Contar celdas con texto exacto
Si tienes una lista de estados de pedidos en el rango B2:B20 y quieres saber cuántos están etiquetados como «Completado»:
=CONTAR.SI(B2:B20; "Completado")
Tip de formato: Todo texto o palabra que escribas directamente dentro de la fórmula debe ir encerrado entre comillas dobles (
""). No obstante, la función no distingue entre mayúsculas y minúsculas (contará «Completado», «completado» o «COMPLETADO» por igual).
B) Contar con operadores lógicos para números
Para evaluar criterios numéricos utilizando signos como mayor que (>), menor que (<), igual (=) o diferente (<>), debes incluir el operador junto al número dentro de las comillas:
- Contar ventas superiores a 1.000 €:Excel
=CONTAR.SI(C2:C50; ">1000") - Contar productos con stock igual a 0:Excel
=CONTAR.SI(D2:D100; 0)
C) Vincular el criterio a una celda externa
En lugar de escribir la condición fija dentro de la fórmula, es muy recomendable vincularla a una celda para que el conteo sea dinámico:
- Si en la celda
F1el usuario escribe la categoría que desea buscar:Excel=CONTAR.SI(A2:A50; F1) - Si necesitas usar un operador combinándolo con la celda
F1(por ejemplo, mayor que el valor deF1), utiliza el operador de concatenación&:Excel=CONTAR.SI(C2:C50; ">" & F1)
3. Uso de caracteres comodín (Búsquedas parciales)
Cuando necesitas contar celdas que no coinciden al 100% con un texto, sino que contienen ciertas letras o palabras, puedes emplear los caracteres comodín de Excel:
| Comodín | Función | Ejemplo de fórmula | Resultado que contabiliza |
Asterisco (*) | Sustituye cualquier cadena de caracteres (de cualquier longitud). | =CONTAR.SI(A2:A30; "Norte*") | Celdas que empiezan por «Norte» (ej. Norte, Norte-Este, Norteamérica). |
Asterisco (*) | Búsqueda de palabra en cualquier posición. | =CONTAR.SI(A2:A30; "*Madrid*") | Celdas que contengan la palabra «Madrid» en cualquier parte del texto. |
Signo de interrogación (?) | Sustituye un único carácter individual. | =CONTAR.SI(A2:A30; "M?za") | Palabras de 4 letras como Moza, Maza, etc. |
¿Qué hacer si necesitas evaluar MÚLTIPLES condiciones?
La función CONTAR.SI permite evaluar una única condición. Si en tu análisis necesitas contar celdas que cumplan dos o más criterios simultáneamente (por ejemplo, contar ventas de la Zona Norte que además sean superiores a 1.000 €), debes utilizar la versión avanzada: CONTAR.SI.CONJUNTO.
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Rango_Zona; "Norte"; Rango_Ventas; ">1000")
Video explicativo:
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