Crear una lista desplegable

En muchas ocasiones, cuando introducimos datos en una hoja de Excel, necesitamos controlar que no se introduzcan valores mal escritos.

Con la validación de datos podemos crear una lista desplegable que nos obliga a elegir uno de los datos incluidos en la lista.

Así, con una lista desplegable en una determinada nos aparecerá un menú o lista que se abre y muestra los diferentes valores para rellenar la celda.  Al seleccionar un elemento de la lista, la celda se rellenará automáticamente con el valor seleccionado de la lista.

¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?

Imaginemos el caso que tenemos en pantalla.

En la celda B1 queremos crear una lista desplegable que nos permita elegir una de las ciudades que se encuentran en el rango de ciudades que se encuentran en la columna F.

Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la celda en la que queremos crear la lista.  En este caso, seleccionamos la celda B1.

2. Hacemos clic en Datos > Validación de datos.

3. En el cuadro de dialogo “Validación de datos” seleccionaremos “Lista”.

4 . En el apartado de “Origen” debemos insertar las opciones que se encontrarán en la lista. Ahí es donde incluiremos el rango de datos que deseamos que aparezcan en la lista. En nuestro caso el rango de ciudades F2:F5.

5. Pulsar el botón Aceptar.

6. Ahora la celda que seleccionamos en el punto uno aparecerá con una flecha hacia abajo.  Para quitarla, desmarca “Celda con lista desplegable”.

7. Cuando pulsamos sobre la flecha se desplegará una lista con los valores que le hemos indicado.

Si escribimos en esa celda a mano un datos que no se encuentra en la lista nos aparecerá un mensaje de error. En cambio, escribimos un datos de la lista o, lo que es mejor, lo elegimos directamente de la lista se incorporará ese dato en la celda.

El mensaje de error que aparece si introducimos un valor no válido en la celda es el siguiente:

Para modificar tanto el mensaje de entrada como el mensaje de error debemos acceder a la segunda y tercera pestaña de la ventana «Validación de datos«.

Video acerca de cómo crear listas desplegables en Excel

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