En entornos corporativos y de trabajo en equipo, es muy común compartir un mismo archivo de Excel entre varios departamentos. Imaginemos un flujo de facturación: un mando intermedio debe confirmar si la factura está revisada, el gerente debe dar el visto bueno y el contable registrar el pago. Sin embargo, por seguridad, ninguno debería poder modificar los datos de los demás.
En este artículo te enseñamos a utilizar una función integrada y poco conocida que te permite crear contraseñas independientes para rangos específicos, restringiendo la edición únicamente a las personas autorizadas.
Paso 1: Configurar los permisos y contraseñas por rango
Para empezar a asignar los permisos individuales, dirígete a la pestaña Revisar de la barra de herramientas superior y haz clic en el botón Permitir editar rangos.
En la ventana flotante que aparece, realizaremos el siguiente proceso para cada uno de los roles:
- Haz clic en el botón Nuevo.
- En el campo Título, escribe un nombre descriptivo para identificar el rango (por ejemplo, Mando_Intermedio).
- En Refiere a las celdas, borra lo que aparezca y selecciona con el ratón el bloque o columna de celdas que le pertenece a ese usuario.
- En Contraseña del rango, escribe una clave secreta exclusiva para esa sección y pulsa Aceptar. Vuelve a confirmarla cuando Excel te lo pida.
- Repite este mismo proceso haciendo clic de nuevo en Nuevo para crear los accesos del Gerente y del Contable, seleccionando sus respectivas columnas y asignándoles contraseñas totalmente diferentes a cada uno.
- Al finalizar, haz clic en Aplicar y Aceptar.
Paso 2: El requisito indispensable: Proteger la hoja
Si pruebas a escribir en las celdas en este momento, notarás que te deja editar sin pedir ninguna clave. Esto se debe a que los permisos de rango solo se activan cuando la hoja de cálculo completa está protegida.
- En la misma pestaña Revisar, haz clic en el botón Proteger hoja.
- Puedes introducir una contraseña general para la hoja (la cual servirá para bloquear el resto del documento) o dejarla en blanco, y pulsa Aceptar.
A partir de ahora, cuando un usuario intente hacer doble clic o modificar una celda de la columna «Revisado», saltará una ventana emergente solicitando la contraseña específica de ese rango. Al introducirla correctamente, Excel desbloqueará esa sección para que el usuario trabaje libremente durante su sesión.
Paso 3: Cómo dejar columnas libres para edición general (Opcional)
Al proteger la hoja en el paso anterior, todas las columnas que no pertenezcan a los rangos configurados (como el número de factura o el importe inicial) se habrán bloqueado por completo y nadie podrá editarlas.
Si lo que buscas es que los datos iniciales de la factura los pueda rellenar cualquier persona sin restricciones, debes realizar este ajuste antes de activar la protección de la hoja:
- Si la hoja está protegida, ve a Revisar y haz clic en Desproteger hoja.
- Selecciona las columnas con los datos generales que deben estar siempre abiertas al público.
- Haz clic derecho sobre la selección y elige Formato de celdas.
- En la ventana, muévete a la última pestaña de la derecha, llamada Proteger.
- Desmarca la casilla Bloqueada (que viene activada por defecto en todo Excel) y haz clic en Aceptar.
Vuelve a activar Proteger hoja. Ahora tendrás el sistema perfecto para archivos compartidos en tu empresa: las columnas de datos iniciales estarán totalmente libres de edición, mientras que las columnas de revisión y pagos estarán blindadas bajo tres contraseñas independientes y seguras.
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