Las fórmulas son las ecuaciones que realizan cálculos de los valores en la hoja. Todas las fórmulas comienzan con un signo igual (=).
Fórmulas con constantes
Podemos crear una fórmula sencilla usando constante cálculo y operador. Por ejemplo, la fórmula =5+2*3, multiplica dos números y después, agrega un número al resultado.
Fórmulas con referencias a celdas
Cuando queremos hacer referencia a variables en lugar de constantes, podemos usar valores de celda, por ejemplo, =A1+A2.
Si trabaja con columnas largas de datos o datos que se encuentran en diferentes partes de una hoja o en otra hoja, podemos usar un intervalo (por ejemplo, =SUMA(A1:A100), que representa la suma de las 100 primeras celdas de la columna A.
La ventaja de utilizar fórmulas con referencias a celdas es que ,cuando cambien los datos de cualquiera de las celdas, Excel recalculará los resultados automáticamente.
Fórmulas con funciones
También podemos crear una fórmula usando una función, una fórmula predefinida que simplifica la introducción los cálculos.
Generalmente somos conocedores de las principales funciones y su funcionamiento. Sin embargo, incluso si no conocemos las diferentes funciones, Excel nos lo pone muy fácil para que sean utilizadas en nuestras fórmulas.
Una forma de acceder a las funciones haciendo clic en la ficha Fórmulas.
En el grupo Biblioteca de funciones tenemos acceso a todas las funciones de Excel, categorizadas según categoría.
Si desplegamos por ejemplo, las funciones lógicas nos aparecerán todas las funciones lógicas con que cuenta Excel.
También podemos acceder a las distintas funciones si hacemos clic en el icono de Insertar función que se encuentra justo a la izquierda de la barra de fórmulas.
Si pulsamos sobre ese símbolo se nos abre la ventana Insertar función.
En esa ventana tenemos la posibilidad de buscar una función escribiendo brevemente lo que deseamos realizar.
También podemos elegir una categoría de función y elegir de entre la funciones que conforman esa categoría.
Además en la parte inferior tenemos un enlace «Ayuda sobre esta función» que nos redirige hacia la página de soporte de Microsoft que nos describe la función, su funcionamiento y ejemplos de utilización.
Cuando uno está más habituado a trabajar con Excel, se suele conocer muchas de las principales funciones, por lo que no es necesario buscar la función, sino que escribimos directamente el nombre de la función en la barra de fórmulas.
¿Qué tenemos que tener en cuenta cuando vamos a insertar una función?
Lo más importante es que comience por el signo igual. Así, conforme nosotros vamos escribiendo además nos aparecen las funciones que incluyen estos caracteres dentro del nombre de la función.
Debemos de tener en cuenta que cuando hacemos referencia a celdas dentro de los argumentos:
- podemos hacer referencia a celdas individuales, por ejemplo, A1.
- podemos necesitar hacer referencia a un rango de celdas, como puede ser por ejemplo desde B2 hasta B13. En ese caso la referencia se hace de la forma B2:B13.
- también podemos hacer referencia a celdas no son contiguas. La referencia se haría de la forma A1;B3. La separación, en lugar de hacerse con dos puntos, se haría con punto y coma. (según la configuración regional puede que sea con coma en lugar de punto y coma).
Se pueden anidar funciones unas dentro de otras. Es decir, se puede insertar una función como uno de los argumentos dentro de otra función en Excel.
Video explicativo:
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