En Excel las teclas de función de nuestro teclado tienen las siguientes funcionalidades:

• F1: Muestra la ayuda de Excel
• F2: Entra en modo de edición de la celda activa
• F3: Muestra el cuadro de diálogo “Pegar nombre”
• F4: Repite la última acción. Además en el cuadro de fórmulas permite alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas.
• F5: Muestra el cuadro de diálogo “Ir a”
• F6: Permite moverse entre los paneles de un libro dividido
• F7: Muestra el cuadro de diálogo “Ortografía”
• F8: Activa el modo Ampliar selección que permite aumentar el rango seleccionado utilizando las teclas de dirección
• F9: Calcula el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros abiertos
• F10: Activa la barra de menús
• F11: Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado
• F12: Muestra el cuadro de diálogo “Guardar como”

F1: Muestra la ayuda de Excel

Si pulsamos en F1 estando abierto Excel aparecerá la ventana de ayuda de Excel.

F2: Modo de edición de la celda activa

Cuando pulsamos F2 nos aparece la forma de edición de la celda activa. Si la celda activa tiene alguna fórmula nos muestra de forma visual y con colores las celdas que intervienen en esa fórmula. Esto te ayuda a hacer rápidas modificaciones en las fórmulas.

F3: Muestra el cuadro de diálogo “Pegar nombre”

Al presionarla aparecerá el cuadro de diálogo Pegar Nombre. Esto es útil cuando tienes varios rangos nombrados o constantes en tu hoja de cálculo y tienes dificultades para recordarlos. Desde el nuevo cuadro, puedes hacer clic en el nombre y seleccionar “OK” para insertar el nombre en la celda o fórmula.

F4: Repite la última acción. Además permite alternar entre referencias relativas, absolutas y mixtas.

Esta es una de las teclas de función más útiles y utilizadas. Dependiendo de lo que hayas seleccionado, este botón tiene dos comandos diferentes.

La mayoría de las veces, repetirá la última acción realizada.

Sin embargo, si la presionas mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, dará opciones de posibles referencias absolutas, relativas y mixtas, así no tienes que insertar el signo $.

F5: Muestra el cuadro de diálogo “Ir a”

Al presionarla, aparecerá el cuadro “Ir a”, lo que te permite escribir cualquier nombre de celda para llevarte hacia ella.

También puedes usar el botón “Especial” que selecciona cualquier número de celdas específicas, tales como las que contienen fórmulas, las que están en blanco o las que son visibles.

F6: Permite moverse entre los paneles de un libro dividido

En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones.

F7: Muestra el cuadro de diálogo “Ortografía”

Al presionarla, aparecerá el cuadro “Ortografía”.

F8: Activa el modo Ampliar selección que permite aumentar el rango seleccionado utilizando las teclas de dirección

Activa o desactiva el modo extendido, esto es seleccionar un rango de celdas usando el teclado. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y al pulsar las teclas de dirección se extiende la selección.

F9: Calcula el resultado de las fórmulas de todas las hojas de los libros abiertos

Calcula los resultados de una celda con fórmulas. Aunque puede parecer algo confusa en algunos casos se comenta que solo tiene sentido si el cálculo es manual, eso no es así.

Es una función muy útil cuando tenemos fórmulas extensas y deseamos conocer valores intermedios

Veámoslo con un ejemplo sencillo:

Tenemos un cuadro con datos por meses y personas.

En la celda f3 existe una formula condicional que compara dos promedios y de forma automática nos indica el resultado.

Si deseamos conocer los valores intermedios de los promedios seleccionados toda la fórmula y le damos a f9

En ese caso vemos que nos sustituye la fórmula marcada por su resultado.

Esto es muy útil cuando utilizamos fórmulas muy largas y queremos conocer los resultados parciales o saber si es verdadero o falso algún criterio.

F10: Activa la barra de menús

Muestra atajos para moverte por la cinta de opciones. Al pulsar la tecla aparecen iniciales acompañando a las distintas opciones de la cinta, estas iniciales acompañadas de la tecla ALT ejecutan la opción correspondiente.

F11: Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado

Inserta un gráfico en hoja independiente a partir de los datos de un rango. Es necesario colocarse dentro del rango que se quiere representar en el gráfico.

F12: Muestra el cuadro de diálogo “Guardar como”

Al presionarla, aparecerá el cuadro “Guardar como”. Ello nos permite guardar un archivo de Excel con el nombre que le indiquemos.