Cuando tenemos una serie de datos como los que tenemos en pantalla y queremos reemplazar los formatos de algunos datos tenemos varias formas de afrontar esta situación.
Imaginemos que hemos señalado de amarillo, con letras verde a los trabajadores próximos a la jubilación. Queremos modificar el formato de todos ellos por otro, como el que aparece en la fila 6, con fondo naranja y letra roja.
Copiar formato
Una forma que podríamos pensar en un primer momento es utilizando la opción de Copiar formato.
Señalamos la celda con el formato que queremos copiar y le damos al icono de Copiar formato. Después señalamos una celda a la que queremos aplicar ese formato y veremos que cambia el formato, pero se desactiva la opción de copiar formato.
Para mantener la opción de copiar formato, y que no se desactive, tendríamos que hacer doble clic en la opción Copiar formato.
De esa forma podemos marcar una a una todas las celdas cuyo formato deseamos cambiar.
Esto presenta el problema de que tenemos que marcar las celdas una a una, lo que puede ser inviable en casos como el nuestro donde hay cientos de registros.
Debemos buscar la forma de modificar el formato de todas las celdas de una sola vez.
Reemplazar formatos
Para ello utilizaremos la opción Reemplazar formatos, que se encuentra dentro de la ficha Inicio, Buscar y seleccionar y Reemplazar.
En la ventana de Buscar y Reemplazar nos situamos en la pestaña Reemplazar, y a la derecha del todo tenemos dos botones de Formato…
El primero es para indicar el formato que deseamos que busque y el segundo el formato por el que queremos que lo reemplace.
Si desplegamos el botón Formato… se despliegan dos opciones: Formato… y Elegir formato de celda…
Si elegimos Formato… se abre la ventana de Formato para que le indique exactamente el formato que deseamos que busque.
Si tenemos alguna celda ya con el formato que queremos que busque es mejor la segunda opción: Elegir formato de celda…
Una vez seleccionada solamente debemos marcar una celda con el formato que deseamos que busque y se rellena la previsualización del formato.
De igual forma lo hacemos con el formato con el que queremos que se reemplace.
Ahora tenemos la opción de Reemplazar los datos uno a uno (opción Reemplazar) o todos a la vez (con la opción Reemplazar todos).
Para ver en detalle cómo reemplazar formatos lo mejor es verlo en el siguiente video explicativo.
Video explicativo:
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