Utilización de los comentarios en Excel

Excel permite agregar comentarios o notas a cualquier celda individual de una hoja. Estos comentarios son útiles para ofrecer datos complementarios, explicaciones o instrucciones detalladas asociadas al contenido de una celda. Cuando una celda tiene un comentario, aparece un indicador de color rojo en la esquina de la celda. Si deja el cursor sobre la celda, aparecerá el comentario.

Agregar un comentario a una celda

El primer paso para agregar un comentario es seleccionar la celda a la que queremos agregar el mismo. Posteriormente tenemos tres formas de agregar el mismo:

• Ir a la ficha Revisar y dentro del grupo Comentarios pulsar el botón Nuevo Comentario.
• Pulsar May + F2
• Hacer clic con el botón secundario en Insertar comentario.

En cualquiera de esos tres casos se mostrará el recuadro necesario para introducir el comentario. Posteriormente pasaríamos a introducir el texto del comentario en el recuadro y al terminar haríamos clic fuera del recuadro.

El cuadro de comentario desaparece, pero permanece el indicador de comentario. Para ver el comentario, debemos desplazar el puntero sobre él.

Si queremos agrandar el recuadro solamente debemos posicionar el puntero del ratón sobre alguna de las esquinas y arrastrar el borde hasta tener el tamaño deseado.

Modificar un comentario

Debemos seleccionar la celda que contiene el comentario que desea editar. De nuevo tenemos tres opciones:

• Ir a la ficha Revisar y dentro del grupo Comentarios pulsar el botón Editar Comentario.
• Pulsar May + F2
• Hacer clic con el botón secundario en Editar comentario.

Eliminar un comentario

Debemos hacer clic en la celda que contiene el comentario que deseamos eliminar y realizar una de las siguientes acciones:

• Ir a la ficha Revisar y dentro del grupo Comentarios pulsar el botón Eliminar.
• Hacer clic con el botón secundario en la celda y haga clic en Eliminar comentario.

Revisar todos los comentarios de un libro

Cuando queramos revisar los comentarios de un libro uno a uno hacemos clic en una celda que contenga uno de los comentarios que deseemos revisar. A continuación, para revisar los demás comentarios, en la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Siguiente o Anterior para ver los comentarios de forma secuencial o en orden inverso.

Mostrar u ocultar comentarios en la hoja de cálculo

Haríamos clic en la celda o celdas que contienen un indicador de comentario y seguiríamos uno de estos procedimientos:

• Hacer clic con el botón secundario en la celda y hacer de nuevo clic en Mostrar u ocultar comentarios.
• En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, hacer clic en Mostrar u ocultar comentarios.

Mostrar u ocultar todos los comentarios de la hoja de cálculo

En la pestaña Revisar, en el grupo Comentarios, haríamos clic en Mostrar todos los comentarios.

Copiar comentarios en otras celdas

Para copiar un comentario en otras celdas deberemos seleccionar la celda que contiene el comentario que deseamos copiar. Le damos a copiar (Ficha Inicio – Copiar, o bien Ctrl+C).

Posteriormente seleccionamos la celda o las celdas en la que deseamos copiar el comentario y le damos a Pegado Especial.

Se abre una ventana de diálogo en la que debemos elegir la opción «Comentarios».

Le damos a Aceptar y pegará los comentarios en las celdas seleccionadas.

Mostrar u ocultar comentarios y sus indicadores

De forma predeterminada, Excel muestra un indicador solo cuando una celda contiene un comentario. Esa configuración predeterminada la podremos cambiar para controlar la forma en que Excel muestra los comentarios e indicadores en las celdas y especificar si desea mostrar u ocultar los comentarios en todo momento.

Para cambiar la visualización predeterminada de configuración de los comentarios haremos Opciones de Excel de la Ficha Archivo y elegimos la categoría «Avanzadas»

Se abre un cuadro en el que podremos seleccionar las distintas opciones de mostrar o de ocultar los comentarios o sus indicadores.

Imprimir los comentarios

Si la hoja de cálculo contiene comentarios se pueden imprimir tal y como aparecen en la hoja o bien al final de la hoja.

Para ello hacemos clic en la hoja que contiene los comentarios que deseamos imprimir.

En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página, hacemos clic en el iniciador para abrir el cuadro de diálogo Configurar página.

En la ventana que se abre hacemos clic en la pestaña Hoja.

En el cuadro Comentarios, podemos desplegar todas las opciones de impresión que queramos:

• (ninguno): no imprime los comentarios
• Al final de la hoja: Imprime los comentarios al final de la hoja.
• Como en la hoja: Imprime los comentarios tal y como aparecen en la hoja.