En Excel podemos resumir los datos de múltiples hojas de cálculo en una única hoja de cálculo de manera automática, utilizando la herramienta Consolidar.
Sería un caso típico para aplicar la herramienta Consolidar cuando nos encontramos con una serie de datos en distintas hojas y queremos totalizarlas todas en una hoja final.
Aunque puede parecer un caso similar al de las fórmulas 3D que vimos en una publicación anterior, la herramienta consolidar es mucho más versátil y potente.
Para consolidar los datos debemos asegurarnos de que los datos estén organizados en filas y columnas rotuladas sin ninguna de estas en blanco.
Veamos el ejemplo siguiente donde tenemos una serie de artículos y sus ventas en distintos almacenes.
Queremos que en la hoja Total se sumen las ventas de todos los artículos en cada unos de los almacenes. Lo mejor es que no es necesario que tengan la misma estructura, ya que suma según los títulos de los artículos y los almacenes. Esto es una gran ventaja frente a las fórmulas 3D.
Nos situamos en la hoja Total y le damos a la ficha Datos y al icono Consolidar.
Se abre la ventana de Consolidar donde debemos seleccionar la función que deseamos aplicar. En nuestro caso es la suma, ya que queremos sumar los datos.
También tenemos que agregar los rangos que queremos sumar, pulsando para ello el botón Examinar, seleccionando el rango y dándole a Agregar.
Es muy importante marcar, si procede, si queremos usar los rótulos en fila superior y columna izquierda.
Después le damos a Aceptar y nos aparecen los datos totalizados en la hoja de Totales.
Como hemos indicado lo mejor es que Excel consolida utilizando la función que deseemos, no solamente la suma.
Pero sobre todo, la potencia de la herramienta Consolidar es que Excel hace la suma o la operación que indiquemos teniendo en cuenta los rótulos de la columna izquierda y de la fila superior, por lo que no es necesario que tenga los mismos artículos o campos.
La consolidación se puede realizar en diferentes hojas o en la misma hoja.
En la siguiente imagen vemos otro caso de consolidación en que se suman artículos que no necesariamente están en las dos tablas.
Video explicativo:
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