Crear listas desplegables dependientes

En ocasiones necesitamos crear listas desplegables dependientes.

Decimos que tenemos una lista desplegable dependiente cuando la selección de la primera lista afectará las opciones disponibles de la segunda lista.

De esta forma tendremos un mayor control sobre las opciones elegidas por el usuario, ya que siempre habrá congruencia en los datos ingresados.

Veamos un ejemplo para crear listas desplegables dependientes:

En esta hoja tenemos una serie de países en la columna A, y una serie de ciudades según el país correspondiente en las siguientes columnas.

Queremos crear una lista desplegable en la celda H2, en la que se seleccione el país que queramos y, según el país seleccionado, queremos que en la celda I2 nos aparezca otra lista desplegable en la que aparezcan las ciudades correspondientes al país que hayamos seleccionado.

Crear una lista desplegable simple para los países

En primer lugar crearemos la lista desplegable del país en la celda H2. Eso lo haremos creando una lista desplegable, utilizando la validación de datos.

Para ello nos situaremos en la celda H2 y después seleccionaremos la ficha Datos y pulsaremos en la opción «Validación de datos…«

Como criterio de validación seleccionamos «Lista» y en origen indicamos el rango de países, en nuestro caso, el rango A2:A5.

De esa forma, vemos que tenemos la lista desplegable de países, creada como una lista desplegable simple.

Crear una lista desplegable dependiente para las ciudades

Ahora, en la celda I2 queremos que aparezca otra lista desplegable, pero en este caso dependiente. Dependerá del país seleccionado, que aparezcan unas ciudades u otras.

Para ello lo primero que debemos hacer es utilizar el Administrador de nombres para asignarle el nombre del país a cada rango de ciudades.

Para asignarle un nombre a un determinado rango de celdas utilizaremos el comando «Asignar nombre» que se encuentra en la ficha Fórmulas.

Se abre la ventana «Nombre nuevo» y en nombre incluimos el nombre que le queremos asignar al rango, en este caso «ESPAÑA».

En el apartado «Se refiere a» indicamos el rango de celdas al que queremos asignarle el nombre, en nuestro caso B2:B7.

Esto mismo lo haremos para los demás países.

Ahora ya podemos crear la lista desplegable dependiente. Lo que tenemos que hacer es volver a crear una validación de datos como lista, pero en esta ocasión, en lugar de indicarle en el Origen el rango de datos que conforman la lista, lo que haremos es utilizar la función INDIRECTO.

La función INDIRECTO hará referencia a la celda del País. Según el país seleccionado mostrará en la lista desplegable las ciudades que tienen asignado el nombre de ese país. De esa forma aparecerán justo las ciudades que nos interesan.

Hacemos la prueba y vemos que según el país que hayamos seleccionado en la celda H2, cuando desplegamos la lista de la celda I2, nos aparecerán las ciudades que corresponden a ese país.

En el siguiente video podemos ver como, con la validación de datos, la asignación de nombres y la función INDIRECTO, podremos crear una lista deplegable dependientes de otra.

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