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Trucos

Fórmulas 3D en Excel

Las fórmulas 3D nos permiten utilizar funciones que afectan a diversas hojas que tienen una misma estructura.

Un caso típico es cuando tenemos las ventas por meses de diversos artículos, cada artículo tiene una hoja propia y deseamos que, en una hoja diferente, me totalice la ventas de todos los artículos.

Así por ejemplo, podemos ver que tenemos 5 hojas con las ventas de los artículos A, B, C, D y E, todas con la misma estructura, y queremos que en la hoja Total Ventas me ofrezca la misma información pero con la suma de las ventas de todos los artículos.

Crear fórmula 3D indicando primera y última hoja

Nos situaríamos en la hoja en la que queremos totalizar los datos y escribimos la función SUMA. Después seleccionamos la celda correspondiente a enero de la hoja Ventas A.

Vemos en la barra de fórmulas que, cuando hacemos referencia a celdas de otra hoja aparece el nombre de la hoja y un signo de exclamación al final, después la dirección de la celda. En caso de que el nombre de la celda contenga un espacio en blanco el nombre de la hoja aparece entre comillas simples.

Lo que haríamos es situarnos en la barra de fórmulas y borrar la ultima comilla simple. Escribimos el nombre de la última de las hojas que queremos totalizar y terminamos con la comilla simple.

En la siguiente imagen se ve cómo quedaría.

Debemos tener en cuenta que sumara todas las celdas B1 desde la hoja Ventas A y hasta la hoja Ventas E.

Por ello debemos ser muy cuidadosos en estos casos ya que hay que tener en cuenta lo siguiente:

  • La estructura de las hojas debe ser la misma para que se obtengan datos correctos.
  • Si incluimos alguna hoja entre esas dos, también se incluirá en la suma.

Fórmulas 3D con comodines

También podemos utilizar comodines cuando usamos fórmulas 3D en Excel.

Así siguiendo con el mismo ejemplo, si deseamos sumar por ejemplo todas las hojas que incluyan la palabra ventas en su nombre, como podemos ver en el video explicativo.

Video explicativo:

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Resaltar filas con una frecuencia determinada

Para facilitar la lectura de los datos en Excel podemos decidir resaltar las filas con una frecuencia que le determinemos. Es decir, podemos indicarle a Excel que cada 5 filas o 10 filas, por ejemplo, las filas se resalten con el relleno que decidamos.

Eso podemos hacerlo aplicando un formato condicional para que se le apliquen a las celdas que cumplan determinados criterios establecidos de la forma indicada a continuación.

Resaltar cada 5 filas

En este ejemplo vamos a tratar de resaltar las filas cada quinta filas. Esto mismo lo podríamos hacer con la frecuencia que deseemos: cada 10 filas, cada 3 filas, etc.

En nuestro caso queremos obtener un caso como el siguiente.

Para ello partimos de la tabla normal, sin filas resaltadas y seleccionamos todos los datos.

Ahora utilizaríamos el formato condicional.

Seleccionamos «Nueva regla…«.

En la ventana seleccionamos la última opción «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato«.

Y en la barra de la fórmula incluimos la siguiente fórmula.

En esa fórmula utilizamos la función RESIDUO, que nos devuelve el resto en una división. En este caso estamos dividiendo el número de la fila entre 5 y si el resto es cero le aplicamos el formato indicado en la vista previa.

Debemos tener en cuenta que si queremos que se resalte cada décima fila, el segundo argumento de la función RESIDUO deberá ser un 10. Y así para la frecuencia que queramos establecer.

Video explicativo:

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8 Trucos con EMOJIS

Vamos a comprobar diferentes posibilidades que nos ofrece la utilización de Emojis en Excel.

Abrir la ventana de emojis en Excel

La forma de seleccionar un emoji es seleccionándolo de la ventana de emojis.

Esta se abre pulsando la combinación de teclas Windows y Punto.

Estos emojis se encuentran clasificados en diferentes categorías por lo que primero debemos seleccionar la categoría y posteriormente el emoji en cuestión.

A continuación vamos a ver 8 trucos que posiblemente no conozcáis y que nos permitirán exprimir al máximo el potencial que nos ofrece la utilización de emojis en Excel.

Utilizar emojis en una función condicional

Podemos incluir la utilización de emojis en una fórmula condicional.

De esta forma, si queremos que aparezca la imagen de un hombre o una mujer en función del sexo, podemos incluir el emojis dentro de la función SI.

Como hemos indicado el emoji se selecciona de la ventana de emojis que hemos abierto con la combinación Windows + Punto.

Repetición de emojis

También podemos incluir los emojis dentro de una función REPETIR, de forma que se muestren tantos emojis como indiquemos en alguna celda.

Un ejemplo del uso de los emojis en la función REPETIR sería utilizándola para indicar el número de goles de los jugadores o el número de estrellas de un hotel.

BUSCARV con emojis

Igualmente podemos incluir los emojis dentro de una función BUSCARV, de forma que en función del valor de una determinada celda nos muestre un emoji u otro.

Incluir emojis en comentarios

Tenemos la posibilidad de incluir los emojis dentro de los comentarios de las celdas.

De esa forma, nos muestra de una forma gráfica el concepto incluido en la celda.

Emojis en nombre de hojas

También podemos incluir emojis dentro del nombre de las hojas de Excel, mejorando de esta forma la apariencia y profesionalidad de las mismas.

Incluir emojis en gráficos

Incluir los emojis dentro de los gráficos nos permite crear gráficos visualmente llamativos y originales.

Se pueden utilizar en gráficos de diferentes tipos como los gráficos de columnas o circulares.

Emojis para hipervínculos

También tenemos la posibilidad de crear hipervínculos dentro de los mismos emojis, de forma que cuando hagamos clic sobre el emoji nos lleve directamente al destino indicado por el hipervínculo.

Incluir emojis en nombre de fichero

También podemos incluir los emojis dentro del nombre de los ficheros.

En este caso, por ejemplo le hemos colocado el emoji de un candado al archivo que se encuentra protegido, para mostrar más claramente que es un archivo protegido.

En el siguiente video veremos una explicación detallada de los diferentes trucos con EMOJIS que hemos comentado anteriormente.

Video explicativo:

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9 Trucos con la función BUSCARV

La función BUSCARV es una de las funciones de búsqueda más utilizadas en el Excel, pero no siempre sabemos sacarle todo el provecho que se le puede sacar a la misma

A continuación vamos a ver 9 trucos que posiblemente no conozcáis y que nos permitirán exprimir al máximo el potencial que nos ofrece esta función.

Utilizar búsqueda con coincidencia aproximada

El cuarto argumento de la función BUSCARV determina si deseamos realizar una búsqueda exacta o aproximada.

Si bien, generalmente las búsquedas suelen ser exactas, en algunas ocasiones puede ser necesario utilizar la búsqueda aproximada, como podemos ver en el siguiente ejemplo.

Cuando utilizamos la búsqueda aproximada es importante que los datos entre los que se realiza la búsqueda se encuentren ordenados, ya que lo que hace Excel es buscar el valor indicado, y si no lo encuentra, nos devuelve el dato de la fila del valor inmediatamente inferior.

Señalar columnas enteras en la matriz

Cuando, en el segundo argumento de la función BUSCARV, le indicamos el rango de la matriz, no es necesario que le señalemos exactamente el rango correspondiente a los datos.

También podemos señalar las columnas completas.

De esa forma no tenemos que señalar el rango completo, cuando hay miles de datos y además no nos haría falta ampliar el rango de la matriz cada vez que añadamos nuevos valores.

Realizar la búsqueda en varias tablas

Cuando existe más de una matriz para realizar la búsqueda utilizando la función BUSCARV, tenemos la posibilidad de hacer la búsqueda anidando varias funciones BUSCARV dentro de una función SI.ERROR.

Búsqueda con comodín *

Podemos utilizar comodines dentro de la función BUSCARV.

De esa forma, con el comodín * (que representa cualquier cadena de caracteres) podemos hacer una búsqueda, por ejemplo, de nombres que comienzan, terminan o incluyen una serie de caracteres.

Búsqueda con comodín ?

También podemos utilizar dentro de la función BUSCARV el comodín ? (que representa un carácter cualquiera).

De esa forma podemos indicarle una búsqueda de datos que tengan un determinado número de caracteres.

También podemos combinar el uso de los dos comodines (* y ?).

Buscar valores máximos o mínimos

Combinando las funciones MAX o MIN con la función BUSCARV, podemos obtener por ejemplo el producto con el valor más alto o el más bajo, de una serie de productos.

Combinar la función BUSCARV con COINCIDIR

Combinando la función BUSCARV con la función COINCIDIR podríamos realizar una búsqueda dentro de una tabla de doble entrada.

Devolver varios datos de una vez

Normalmente las búsquedas devuelven un solo valor, pero también tenemos la posibilidad de que nos devuelva varios valores o incluye agrupe el importe de los mismos.

Para ello tendremos que incluir como indicador de columna el número de todas las columnas entre llaves { }.

Realizar búsqueda hacia la izquierda con BUSCARV

Cuando utilizamos la función BUSCARV, siempre hace una búsqueda de un determinado valor dentro de la primera columna de una matriz y nos devuelve el valor de otra columna, situada a la derecha del valor buscado, de la misma fila.

Sin embargo, es posible hacer una «búsqueda hacia la izquierda». Es decir, que nos devuelva un valor a la izquierda del valor buscado.

Para ello utilizaremos unas llaves { } en el indicador de columnas, de la forma que se ve en la imagen.

En el siguiente video veremos una explicación detallada de los diferentes trucos con la función BUSCARV que hemos comentado anteriormente.

Video explicativo:

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Rellenar CELDAS EN BLANCO automáticamente

En muchas ocasiones nos habrá pasado que tenemos una tabla de datos en la que algunos campos no se repiten en las celdas y se quedan celdas en blanco.

Así, por ejemplo, en este caso vemos en nombre de unos alumnos, el curso al que se han apuntado y el precio del mismo. Sin embargo, el campo «Nombre» no se repite cuando realiza más de un curso.

Esto nos puede generar muchísimos problemas sobre todo si queremos trabajar con tablas o tablas dinámicas basándonos en esos datos.

Sin embargo existe una forma muy sencilla de rellenar estas celdas en blanco de una forma directa.

Rellenar celdas en blanco

Para rellenar las celdas en blanco con el valor que se encuentra en la celda superior lo primero que tenemos que hacer es seleccionar todo el rango en el que se encuentran las celdas en blanco.

Ahora, dentro de la pestaña Inicio iríamos al icono del comando Buscar y seleccionar y desplegamos su menú.

Del menú seleccionamos Ir a Especial…

Se nos abre la ventana Ir a especial, donde señalamos la opción Celdas en blanco y le damos al botón Aceptar.

De esa forma conseguimos que se queden seleccionadas todas las celdas que se encuentra en blanco.

A continuación nos tenemos que fijar en cuál es la celda activa. Eso lo vemos en el cuadro de nombre y porque, de las celdas seleccionadas es la que tiene un color en blanco. En nuestro caso la celda activa es B4.

Siempre será la primera celda en blanco del rango que hemos seleccionado.

En nuestro caso la celda activa es B4.

Para rellenar todas las celdas en blanco lo que hacemos es escribir en la barra de fórmulas el símbolo igual seguido de la dirección de la celda inmediatamente superior a la celda activa. Es decir =B3.

Ahora, en lugar de darle únicamente a la tecla Intro, pulsaremos la combinación teclas Ctrl+Intro.

De esa forma vemos que nos ha rellenado de forma directa todas las celdas en blanco con el nombre que se encontraba en la parte superior. Ya sí podríamos aplicarle cualquier formato de tabla o tabla dinámica a estos datos.

Video explicativo:

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La herramienta CÁMARA en Excel

Excel incorpora diversas herramientas que, aunque sean muy fáciles de utilizar, en muchas ocasiones son desconocidas para muchos usuarios.

En este caso se encuentra la herramienta cámara. Esta herramienta nos permite hacer una captura de una zona de nuestra hoja de Excel y tratarla como si una imagen fuera. Sin embrago, no será una imagen corriente, sino que es una imagen dinámica, vinculada al origen de datos.

Por tanto, si yo cambio en el origen de los datos cualquier número cualquier valor me lo cambia también en la imagen.

Activar la herramienta cámara

La forma más sencilla para activar la herramienta cámara y que la tengamos disponible para su utilización es incluirla en la barra de herramientas de acceso rápido.

Para ello, hacemos clic sobre el desplegable a la izquierda de la barra de herramientas de acceso rápido y seleccionamos del menú la opción Más comandos…

Se nos abre la ventana de Opciones de Excel y el el apartado de Comandos disponibles en seleccionamos Todos los comandos.

Ahora tenemos en la parte central un listado de todos los comandos disponibles, ordenados alfabéticamente. Buscamos el comando Cámara y le damos al botón Agregar>>>.

De esa forma el comando aparecerá en la parte izquierda, donde aparecen los comandos incluidos en la barra de herramientas de acceso rápido. Finalmente pulsamos en el botón Aceptar.

Vemos que ahora nos aparece el comando Cámara en la barra de herramientas de acceso rápido.

Utilización del comando cámara

Partimos de una serie de datos que tenemos en una tabla.

Vamos a hacer una captura del rango A1:B3 utilizando el comando cámara.

Para ello primero tenemos que seleccionar el rango de datos que queremos capturar le damos clic al icono de cámara.

Ahora nos desplazamos al lugar en el que queremos que se pegue esa imagen hacemos clic con el botón izquierdo del ratón.

De esa forma ya tenemos una imagen que podemos mover o cambiarle el formato, como si se tratase de cualquier otro tipo de imagen.

En nuestro ejemplo que hemos dado una sombra y redondeado las esquinas.

Lo mejor es que, a pesar de ser un objeto que funciona a todos los efectos como una imagen, si hago cualquier modificación en los datos de origen, también se cambia en la imagen.

Así por ejemplo voy a modificar el valor de la celda B2, y en lugar de un 2 voy a incluir un 4.

Podemos comprobar que al escribir un 4 en la celda B2, hace también el cambio en la imagen que hemos creado con la herramienta cámara.

Por tanto, esta herramienta es ideal para su utilización en informes o cuadros de mando que incluyan imágenes que estén enlazadas con un origen de datos.

Video explicativo:

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Gráficos con formato condicional

Vamos a ver cómo podemos aplicarle un determinado formato condicional a un gráfico.

Lo que queremos conseguir es un efecto similar a que vemos en la siguiente imagen.

Tenemos una serie de ventas por día de semana y queremos que el gráfico nos muestre en otro color, por ejemplo rojo, el día de mayores ventas. Además queremos que sea algo dinámico. Si cambiamos los valores el gráfico se actualice y nos muestre en color rojo el día o los días de mayores ventas.

Uso de columna auxiliar

Si queremos utilizar un formato condicional en un gráfico la única forma que tenemos es haciendo uso de otra serie de datos que nos sirva de apoyo.

En nuestro caso utilizaremos la columna C en la que mostraremos los datos que cumplan nuestra condición. Si cumple nuestra condición nos muestra el mismo valor. Y en caso de que no lo cumplan nos devuelve el cero.

Como en nuestro caso queremos que nos muestre el día con más ventas utilizaremos la función MAX.

Creación de gráfico

Ahora solamente tenemos que crear el gráfico incluyendo los datos auxiliares.

Hemos utilizado un gráfico de columnas en 2D en el que aparecen 2 series: una para los valores y otra para el valor máximo.

Ahora lo que queremos es sobreponer ambas series para que la serie del máximo se muestre por encima de la serie de los valores.

Para ello haremos las siguientes modificaciones.

Cambio de colores

Utilizare la serie normal en verde y la del máximo en rojo para que resalte más.

Superposición de datos

Para que se produzca la superposición de ambas series señalamos cualquier serie y le damos al botón derecho del ratón y le damos a Dar formato a serie de datos…

Ahora aparece lo siguiente como Formato de serie de datos, donde vamos a cambiar la Superposición de series (en lugar de -27% indicaremos 100%).

También podemos cambiar el ancho de las columnas en Ancho del Rango (en lugar de 219% indicaremos 80%).

De esa forma hemos creado un gráfico de de forma dinámica tiene un formato condicional.

Para establecer qué serie es la que se muestra delante o detrás tendremos que seleccionar el gráfico y, en la pestaña, Diseño de gráfico elegimos Seleccionar datos.

Se nos abre la ventana Seleccionar origen de datos y en la parte izquierda se encuentran las 2 series que hemos utilizado.

La serie que se encuentra debajo es la que se muestra por encima cuando se superponen las series en el gráfico. Seleccionando la serie y con la flechas hacia arriba o abajo podemos moverlas de sitio.

Video explicativo:

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Emojis dinámicos en Excel

Veremos un truco para insertar emojis de una forma dinámica en Excel. De esta forma podemos mejorar mucho el aspecto visual de algún informe o alguna tabla.

Lo que queremos conseguir es algo similar a los que vemos a continuación.

Así vemos que podemos tener un listado de goleadores en los que aparece el número de goles y, en la columna de al lado, representados los números de balones que corresponden al número de goles que han marcado.

Igual podríamos indicar el número de estrellas de los hoteles y que en función del número que indiquemos aparezcan representadas las estrellas.

Lo mejor es que es totalmente dinámico. Conforme cambiamos el número, se van modificando los emojis representados.

Insertar emojis en Excel

Para insertar emojis en Excel tendremos que darle a la combinación de teclas Windows+punto.

De esa forma se abre una ventana con todos los emojis.

En la parte inferior tenemos una serie de iconos que nos permiten buscar el emoji más fácilmente, bien haciendo una búsqueda (lupa), eligiendo entre los recientemente utilizados (reloj) o según alguna de las categorías representadas.

Solamente tendríamos que seleccionar el emoji correspondiente para que se incorpore en una celda.

Emojis dinámicos

Sin embargo, en este caso deseamos obtener emojis dinámicos, que se repitan en función de un número indicado en otra celda.

Para ello utilizaremos la función REPETIR, que lo que hace es repetir un texto un número determinado de veces. Aquí lo que haremos es repetir emojis en lugar de texto.

Partimos de los datos con la columna C en blanco.

No situamos en la celda C4 y tecleamos =REPETIR. Abrimos paréntesis y en lugar de escribir un texto incorporamos entre comillas un emoji. En nuestro caso un balón de fútbol.

Para indicarle el número de veces que queremos que se repita ese balón lo referenciamos a la celda B4.

Si le damos a Intro aparecen reflejados los 7 balones correspondientes a los goles marcados.

Si arrastramos la fórmula hacia abajo aparecen los goles con emojis para todos los jugadores.

Video explicativo:

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Incorporar un CUADRO DE BÚSQUEDA en Excel

Vamos a ver cómo podemos incluir dentro de una lista de datos un cuadro de búsqueda. Para ello nos ayudaremos de la utilización de tablas dinámicas y también de un código que insertaremos en el Editor de Visual Basic. 

Lo que queremos conseguir es algo similar a lo que vemos a continuación.

Nos encontramos con un listado de todos los países del mundo y en la celda A2 tenemos un cuadro resaltado en gris que nos permitirá hacer una búsqueda de una forma dinámica. Conforme estemos escribiendo en la celda A2 se van filtrando los países que contienen esa cadena de texto.

Esto puede ser muy útil cuando utilizamos tablas muy grandes de artículos, clientes, datos personales, proveedores… donde podremos hacer búsquedas, filtrando conforme escribimos.

Veremos cómo podemos hacerlo.

Crear tabla dinámica

Partimos del listado de países y lo primero que haremos es crear una tabla dinámica con los mismos.

Para ello nos situamos sobre cualquier elemento de la tabla y le damos a la ficha Insertar – Tabla dinámica.

El único campo de la tabla dinámica es el de los Países y lo arrastramos al área de filas.

De esa forma tendremos una tabla similar a la que teníamos antes pero que ahora es una tabla dinámica.

Ajustes en tabla dinámica

A esta tabla dinámica le realizaremos los siguientes ajustes.

Eliminar el total general

En la parte inferior de la tabla aparece un Total general que no queremos que se muestre.

Para ello nos situamos encima de la tabla dinámica y vamos a la pestaña Diseño y en Totales generales, le damos a «Desactivado para filas y columnas».

De esa forma habrá desaparecido ese Total general.

Eliminar etiquetas de fila

También queremos que no aparezca el encabezado Etiquetas de fila

Para ello, situándonos de nuevo encima de cualquier valor de la tabla dinámica, le damos con el botón 
derecho del ratón, elegimos Opciones de tabla dinámica, y en la pestaña de Mostrar, quitamos «Mostrar títulos de campo y filtrar desplegables«. 

Con ello ha desaparecido el título  de campo.

Eliminar autoajuste del ancho de columna

No queremos que se nos autoajuste el ancho de la columna cada vez que haga una búsqueda. Para ello nos situamos sobre los datos de la tabla y le damos al botón derecho del ratón, Opciones de tabla dinámica y en Diseño y formato, quitamos el check de Autoajustar anchos de columnas al actualizar.

Cambiar el nombre de la tabla dinámica

Necesitaremos conocer el nombre de la tabla dinámica para lo cual lo ideal es ponerle un nombre adecuado.

Para cambiar el nombre de la tabla dinámica nos situamos encima de cualquier valor de la misma y nos vamos a la pestaña Análisis de tabla dinámica.

Después deplegamos el botón Tabla dinámica y ahí nos aparece el nombre de la tabla que podremos sustituir por cualquier otro, por ejemplo, «TDBuscar«

También vemos que aparece que el campo activo es el de PAISES.

Esos dos nombres, el de la tabla (TDBuscar) y el del campo (PAISES) los necesitaremos para incorporarlos en el código que utilizaremos a continuación.

Insertar un cuadro de texto

Aunque podía parecer que la celda A2 es una celda normal, realmente es un cuadro de texto que hemos situado justo encima de la celda.

Para ello deberemos ir a la pestaña Programador (o Desarrollador, según la versión de Excel que tengamos).

Si no tenemos visible esa pestaña deberemos activar la pestaña Programador.

Dentro de la pestaña, nos vamos a la opción Insertar y seleccionamos cuadro de texto que es el que se marca en color rojo a continuación.

Dibujamos un cuadro encima de la celda A2.

Si queremos cambiar el relleno del cuadro de texto para que no sea blanco podemos hacerlo dándole a la opción Propiedades y seleccionando otro color dentro de BackColor.

Para que este cuadro de texto funcione tendremos que situarnos encima y le damos a «Ver código».

Se abrirá el Editor de Visual Basic y debemos escribir el siguiente código:

Private Sub TextBox1_Change()
With ActiveSheet.PivotTables(«TDBuscar»).PivotFields(«PAISES»)
.ClearAllFilters
.PivotFilters.Add2 Type:=xlCaptionContains, Value1:=TextBox1.Text
End With
End Sub

Lo que tenemos que tener en cuenta es dónde tenemos que escribir el nombre de la tabla dinámica y dónde el campo que filtramos.

Ahora ya funcionaría el fichero con su cuadro de texto para filtrar valores.

Lo que tenemos que tener en cuenta es que este fichero habría que guardarlo con la extensión xlsm (Libro de Excel habilitado para macros).

Video explicativo:

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Pasar de Texto a Número en Excel

En ocasiones los datos que aparentemente son números en Excel, realmente están almacenados como de tipo Texto.

Eso nos puede causar problemas a la hora de utilizar estos datos en fórmulas ya que, aunque aparezca el mismo número, realmente son datos diferentes, por lo que a la hora de realizar búsquedas o comparaciones no nos dará un resultado correcto.

Identificar números almacenados como textos

Principalmente hay dos maneras de darnos cuenta de que los números están siendo almacenados como textos en Excel:

  1. Por defecto, los textos se alinean a la izquierda mientras que cuando es un número se alinean a la derecha.

2. Cuando un número se almacena como texto aparece en la parte superior izquierda de la celda una marca verde.

Si nos situamos encima de la marca aparece un símbolo amarillo que si lo desplegamos nos muestra un menú que lo primero que indica es que es un «Número almacenado como texto«.

Convertir números almacenados como texto en números

Para convertir los números almacenados como texto en números también tenemos varias formas.

Convertir en número a través de menú

Si seleccionamos todo el rango de celdas que están almacenados como texto y desplegamos la marca verde de la esquina superior izquierda de cualquier de las celdas, aparece un menú que nos ofrece la posibilidad de convertir los texto a números.

Con la opción Texto en columnas

Si seleccionamos las celdas con números almacenados como texto y vamos a la pestaña Datos y le damos a la opción Texto en columnas.

Se nos abriría la ventana del asistente para convertir texto en columnas. Le damos Siguiente a las tres ventanas que se irán abriendo, teniendo en cuenta que en la tercera ventana dejamos marcado el formato de los datos General.

Cuando le demos Finalizar a esa tercera ventana se habrán quedado guardado datos seleccionados como Número.

Realizando una operación matemática

Otra manera de convertir los textos a número es incluyéndolos en una operación matemática.

Si, por ejemplo, multiplicamos los textos por la unidad o le sumamos cero, nos dará el resultado siendo ese valor ya considerado número.

Video explicativo:

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Celdas invisibles en Excel

Cuando nos interese hacer invisible el contenido de una celda o varias celdas tenemos una forma sencilla de conseguirlo.

En ocasiones, en alguna hoja podemos tener calculos accesorios que no deseamos que aparezcan en la pantalla. Podemos ocultar las filas o columnas, pero queda mucho mejor si le cambiamos el formato a la celda de la forma que se explica a continuación.

Truco para que el contenido de celdas no se pueda ver

En el siguiente ejercicio tenemos un cálculo de la antigüedad de los trabajadores de una empresa. Para hacer dicho cálculo precisamos de un dato que es la fecha actual y que en este caso hemos incluido en las celdas A3 y A4.

Como esos datos auxiliares no son necesarios que se vean vamos a darle el formato adecuado para que no se vean, aunque realmente sigan en ese lugar.

Lo que tenemos que hacer es señalar las celdas que contienen los datos que queremos hacer invisibles.

A continuación, iremos al Formato de celdas, bien dandole al botón derecho de ratón y eligiendo la opción Formato de celdas o con el atajo de teclas Ctrl + 1.

Se nos abriría la siguiente ventana en la que deberemos elegir la categoría Personalizada.

Una vez seleccionada la categoría Personalizada nos vamos a Tipo (donde señala la flecha roja).

En tipo escribimos tres veces punto y coma de la siguiente forma: ;;; (como se puede ver en la imagen).

Si le damos a Aceptar veremos que todas las celdas previamente señaladas han desaparecido. Sin embargo, siguen estando en ese lugar como vemos si nos colocamos encima de las celdas y observamos la barra de fórmulas.

Tenemos el peligro de sobreescribir esas celdas por lo que sería buena idea protegerlas. Igualmente nos puede interesar hacer aún más invisibles esas celdas, de forma que ni siquiera se puedan ver en la barra de fórmulas.

Esas dos opciones adicionales, las explicamos en en siguiente video:

Tablas dinámicas actualizadas constantemente

Como ya sabemos, las tablas dinámicas no se actualizan de forma automática cuando cambiamos alguno de los datos de origen, por lo que en algunas ocasiones podemos equivocarnos al considerar que la tabla dinámica se encuentra actualizada cuando no es así.

Para actualizar las tablas dinámicas tendremos que hacernos de forma manual dándole a la opción «Actualizar» en el menú contextual de la tabla dinámica.

Pero es posible hacer que las tablas se encuentren cada vez actualizadas cuando accedemos a la hoja en la que se encuentra la tabla dinámica.

Además es muy sencillo, ya que lo podemos hacer insertando únicamente una línea de código como veremos a continuación.

Tablas dinámicas actualizadas

Los pasos que debemos seguir para mantener actualizadas las tablas dinámicas de una hoja son los siguientes.

Acceder al Editor de Visual Basic de la hoja

Nos situamos en la pestaña de la hoja que contiene la tabla dinámica y le damos al botón derecho del ratón para abrir el menú contextual.

En ese menú le damos a la opción «Ver código» para que se abra el editor de VBA.

Preparar el editor de VBA

Lo primero que debemos de hacer es elegir el objeto «Worksheet» y el evento «Activate».

Eso nos abre unas instrucciones (las señalo con la flecha) en la parte superior y en la línea intermedia vamos a insertar el código que nos permitirá mantener las tablas dinámicas actualizadas.

Escribir el código

En la parte del código escribiremos el siguiente código:

ActiveSheet.PivotTables(«TablaDinámica1»).PivotCache.Refresh

Lo que está entre comillas («TablaDinámica1») es el nombre de la tabla dinámica que queremos mantener actualizada.

En el video explicativo se indica cómo se puede conocer el nombre de la tabla dinámica.

Una vez hayamos insertado ese código cada vez que accedamos a la hoja que incluya la tabla dinámica ésta se actualizará.

Guardar el fichero como Excel habilitado para macros

Dado que hemos incluido una línea de código, una macro al fin y al cabo, deberemos guardar el fichero con la extensión de Excel habilitado para macros (.xlsm) para no perder el código que hemos insertado.

Video explicativo:

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