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Tutorial Excel

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Ocultar fórmulas en celdas

Habrá ocasiones en las que no queramos que se pueda ver en la barra de fórmulas la fórmula que estamos utilizando.

Normalmente, cuando nos situamos encima de una celda que contiene una fórmula nos aparece en al barra de fórmulas la fórmula que estamos utilizando.

Si no queremos que esta fórmula se muestre cuando nos situemos encima de la celda tendremos que realizar lo siguiente.

Ocultar las fórmulas

Para evitar que se puedan ver las fórmulas contenidas en las celdas tendremos que situarnos encima de la celda cuya fórmula deseemos ocultar y, dándole al botón derecho del ratón, seleccionamos la opción Formato de celdas.

Ahora nos iríamos a la pestaña Proteger y tendremos dos opciones:

  • Bloqueado
  • Oculto

Si dejamos marcada la opción Oculto significa que cuando protejamos la hoja, no será visible en la barra de fórmulas el contenido de la celda, por lo que, en caso de contener una fórmula, no será visible.

En todo caso, para que las celdas tengan el contenido oculto es imprescindible proteger la hoja.

Proteger la hoja

Para proteger la hoja tendremos que ir a la pestaña Revisar y dentro de esta elegimos el comando Proteger hoja.

Una vez que hayamos elegido la opción Proteger hoja se nos abre la ventana de Proteger hoja donde, por defecto, aparecen marcadas las opciones de Permitir seleccionar celdas bloqueadas y desbloqueadas. Lo dejamos así y le damos a Aceptar.

Ahora, podremos ver que las celdas que habíamos dejado ocultas no se podrá ver su contenido en la barra de fórmulas.


Video explicativo:


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Bloquear celdas en Excel

Vamos a ver la forma que tenemos de bloquear la edición de algunas celdas en Excel. Esto es muy útil cuando queremos que no se puedan modificar algunas celdas de las hojas en Excel.

En ocasiones queremos que los usuarios solo puedan modificar el valor de algunas celdas de la hoja, no estando permitido que puedan hacer modificaciones en otras celdas que queremos que no se puedan cambiar.

Generalmente no querremos que se puedan modificar las celdas que contienen fórmulas, por lo que querremos que estas celdas se encuentren bloqueadas.

Bloquear la edición de celdas

Para evitar que se puedan modificar algunas celdas en una hoja debemos seleccionar esas celdas y dándole al botón derecho del ratón seleccionamos la opción Formato de celdas.

Ahora nos iríamos a la pestaña Proteger y tendremos dos opciones:

  • Bloqueado
  • Oculto

Si dejamos marcada la opción Bloqueada significa que cuando protejamos la hoja, esta celda no se podrá modificar.

En cambio, si queremos que alguna celda se pueda editar cuando la hoja esté protegida deberemos desmarcar la opción Bloqueado.

En caso de que deseemos que solo algunas de las celdas se puedan modificar en la hoja, lo que tendremos que hacer es seleccionar toda la hoja, haciendo clic en la esquina que se encuentra entre la columna A y la fila 1.

A continuación iríamos a Formato de celdas y le dejamos la marca de la opción Bloqueado.

Después seleccionamos las celdas que queremos que se puedan editar y a esas celdas le quitamos la marca en la opción Bloqueado.

En todo caso, para que las celdas se queden bloqueadas es imprescindible proteger la hoja.

Proteger la hoja

Para proteger la hoja tendremos que ir a la pestaña Revisar y dentro de esta elegimos el comando Proteger hoja.

Una vez que hayamos elegido la opción Proteger hoja se nos abre la ventana de Proteger hoja donde, por defecto, aparecen marcadas las opciones de Permitir seleccionar celdas bloqueadas y desbloqueadas. Lo dejamos así y le damos a Aceptar.

Ahora, podremos ver que las celdas que habíamos dejado bloqueadas no se podrán modificar, pero las que tenían la opción desmarcada sí se pueden editar.


Video explicativo:


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La función SIFECHA en Excel

La función SIFECHA es una función bastante especial, ya que aunque está implementada en Excel, no tenemos acceso a la misma desde el catálogo de funciones. Es una función muy útil si lo que queremos conocer es la edad de alguna persona.

La función SIFECHA

Calcula el número de días, meses o años entre dos fechas.

Sintaxis de la función SIFECHA

SIFECHA(fecha_inicial;fecha_final;unidad)

  • Fecha_inicial: Este argumento representa la primera fecha del período o la fecha inicial.
  • Fecha_final: Una fecha que representa la última del período o al fecha de finalización.
  • Unidad: Corresponde al tipo de información que desea obtener:
    • «Y»: Devuelve el número de años completos en el período.
    • «M»: Devuelve el número de meses completos en el período.
    • «D»: Devuelve el número de días en el período.
    • «MD»: Devuelve la diferencia entre los días en fecha_inicial y fecha_final, excluyendo los meses y años. Tiene limitaciones por lo que no se recomienda su uso.
    • «YM»: Devuelve la diferencia entre los meses de fecha_inicial y fecha_final, excluyendo los años.
    • «YD»: Devuelve la diferencia entre los días de fecha_inicial y fecha_final, excluyendo los años.

Ejemplo de utilización de la función SIFECHA

Cálculo de la edad en años

Consideremos que deseamos conocer la edad en años de las siguientes personas:

La forma más sencilla de realizarlo es utilizando la función SIFECHA con la unidad «Y»

Cálculo de la antigüedad en años, meses y días

Consideremos que deseamos conocer la antigüedad en una empresa en años, meses y días, de los siguientes trabajadores:

En este caso necesitamos hacer uso de las unidades «Y» para el cálculo de años completos, las unidades «YM» para el cálculo de los meses sin considerar los años completos, y las unidades «MD» para el cálculo de los días sin considerar los meses completos.

En la fila 6 indicamos las fórmulas que se han utilizado en cada caso.


Video explicativo:


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Relleno rápido en Excel

Desde la versión de Excel 2013 tenemos una herramienta que se llama relleno rápido o flash fill. Con esta funcionalidad, Excel trata de adivinar algún patrón complejo de una columna adyacente, para ahorrarnos el trabajo de tener que escribir los datos manualmente.

De esta forma, si en la columna A tenemos nombres y apellido y deseamos copiar en la columna B los apellidos, empezamos a escribir el primer apellido. En cuanto tratamos de escribir el segundo Excel nos sugiere la toda la columna de apellidos, que podemos aceptar.

Veamos cómo podemos utilizar la herramienta relleno rápido con varios ejemplos.

Extraer nombre de artículo con relleno rápido

En la siguiente tabla tenemos una serie de códigos y nombres de artículos. Queremos rellenar la columna B con el nombre del artículo únicamente.

Para ello, nos situamos en B3 y escribimos el nombre del primer artículo.

Cuando empezamos a escribir el segundo nombre vemos que Excel nos sugiere (con letras muy claras) rellenar el resto de artículos. Comprobamos que está correcto y, si es así, le damos a la tecla Intro.

Comprobamos que está correcto y, si es así, le damos a la tecla Intro.

Obtener iniciales de nombres con relleno rápido

Ahora veremos otra posibilidad para utilizar la herramienta rápida: rellenar una columna con las iniciales de una serie de nombres.

Nos situamos en la columna correspondiente a las iniciales y escribimos las iniciales de los dos primero nombres.

Conforme comenzamos a escribir las iniciales del segundo nombre vemos que el relleno rápido nos sugiere el relleno de todas las iniciales.

Dándole a Intro aceptamos las iniciales propuestas.

Cambiar posición de nombres y apellidos con el relleno rápido

Esta es otra posibilidad de utilización del relleno rápido.

En este caso hemos tenido que escribir hasta el tercer dato para que Excel entendiese el patrón y nos sugiera los nombres con el orden especificado.

El comando relleno rápido

No siempre Excel nos sugiere unos resultados determinados. En ese caso tendremos que forzar a Excel que nos realice el relleno rápido con el patrón que haya entendido.

Eso lo realizamos con el comando Relleno rápido que se encuentra en la ficha Datos.

Así, en el caso anterior, podemos forzar el relleno rápido con solo rellenar el primer dato.

Si después de rellenar el primer dato pulsamos el comando veremos que también nos ha rellenado todos los datos correctamente.

Vamos a ver más ejemplos de utilización del relleno rápido.

Extraer nombres y apellidos con relleno rápido

En este caso, tras haber escrito el nombre, apellido 1 y apellido 2 del primer empleado nos hemos situado en la segunda fila y pulsamos el comando de relleno rápido.

Crear direcciones de email con relleno rápido

Vamos a intentar utilizar el comando de relleno rápido con solo escribir el email de una persona.

Nos aparece el siguiente mensaje para indicarnos que no tiene suficientes daros para rellenar el resto de datos.

Eso significa que debemos rellenar máas datos para que reconozca un patrón para rellenar el resto de datos.

La intención es escribir la inicial del nombre y el apellido completo seguido por «@dominio.com«.

Después de rellenar el segundo dato le daremos de nuevo al botón de relleno rápido y vemos que ahora si rellena los datos pero no lo hace correctamente.

Excel ha entendido que queremos escribir una letra «l» seguido del apellido y el dominio del correo. Pero no queremos que rellene una «l» sino la inicial del nombre.

Habrá que darle a Excel más datos.

Después del tercer dato, si le damos al comando Relleno rápido, si nos rellena los datos correctamente.

Por tanto, es importante revisar la corrección del resultado obtenido con el relleno rápido.

Cuantos más datos le ofrezcamos a la aplicación más fácil es que los resultados sean los correctos.

En cambio, la segunda forma de crear los email, con el formato, nombre.apellido@dominio.com si lo rellena Excel después de haber rellenado el primer dato.

Cambiar formato para números de teléfono

Otra forma de utilizar el relleno rápido es para cambiar el formato de una lista de números de teléfono.

Hemos necesitado escribir dos números del primer formato y tres del segundo para que el relleno rápido complete todos los números de la lista.

Cambiar formato de fechas con relleno rápido

En este caso vamos a cambiar el formato de una lista de fechas con el relleno rápido.

Incluir datos en texto con relleno rápido

Pero las posibilidades del relleno rápido son mucho más importantes dado que podemos incluir los datos en una frase, como en el caso siguiente.

Tenemos una lista con nombres y edades. En la tercera columna queremos escribir la frase con el nombre y su edad de la siguiente forma «XXX tiene XX años».

Tras escribir el primer dato y darle al botón de relleno rápido vemos que se rellenan todos los datos.

Como podemos ver la utilidad del relleno rápido ofrece muchas posibilidades, siendo muy adecuado conocer el funcionamiento de esta nueva herramienta.


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Agregar serie de datos a un gráfico en Excel

Podemos agregar una serie a un gráfico de la forma muy rápida y sencilla de la forma que veremos a continuación.

Para ello nos vamos a basar en la tabla que mostramos a continuación.

Primero vamos a crear un gráfico incluyendo las series correspondientes a los meses de enero y febrero.  

Para ello seleccionamos el rango que incluye enero y febrero y le damos a la pestaña Insertar y seleccionamos un gráfico cualquiera, por ejemplo, el de columnas.

Ya hemos creado el gráfico incluyendo las series de enero y febrero.

Si ahora deseo agregar la serie de marzo, ¿cómo podría hacerlo de una forma rápida y sencilla?

Sería tan sencillo como seleccionar la fila de marzo con todos sus datos y el nombre le damos a Copiar. Lo podemos hacer también con la combinación de teclas Ctrl+C.

Después haríamos clic sobre el gráfico y le damos a Pegar o la combinación de teclas Ctrl+V.

Podemos ver que de una forma inmediata nos ha agregado la serie de Marzo.

Para eliminar una serie la forma de actuar sería tan sencilla como seleccionar la columna correspondiente a la serie que deseamos eliminar y pulsar la tecla Suprimir.


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Función ORDENAR en Excel

La función ORDENAR es una nueva función implementada en Excel en 2020, por lo que en la actualidad solo está disponible para suscriptores a Excel 365.

La función ORDENAR ordena el contenido de un rango o matriz.

Sintaxis de la Función ORDENAR

=ORDENAR(matriz;[ordenar_indice];[criterio_ordenación];[por_col])

  • matriz (obligatorio): Rango o matriz para ordenar.
  • ordenar_indice (opcional): Un número que indica la fila o columna por la que ordenar. Si no se indica nada ordena por primera columna o fila.
  • criterio_ordenación (opcional): Un número que indica el orden deseado, 1 para orden ascendente (predeterminado), -1 para orden descendente
  • por_col (opcional): Un valor lógico que indica la dirección de ordenación deseada:
    • FALSO para ordenar por fila (predeterminado)
    • VERDADERO para ordenar por columna

Ejemplo de la función ORDENAR

Para utilizar la función ORDENAR comenzamos seleccionando el rango de celdas original que queremos transponer.

En nuestro ejemplo son una lista de datos que se encuentran en el rango A2:B15 y que deseamos ordenar según el sueldo de cada persona de forma ascendente.

Lo primero que hacemos es situarnos en la celda E3 y escribir la fórmula siguiente:

=ORDENAR(A3:B15;2;1)

Podíamos haber prescindido del tercer argumento ya que por defecto la ordenación la realiza de forma ascendente.

Como vemos no mantiene el formato del rango de datos original por lo que lo mejor es hacer un Pegar formato.

Lo mejor es que, al aplicar la función ORDENAR, cada vez que se cambia algún dato en el rango original, nos actualiza la ordenación de forma automática.


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