Excel intermedio

La validación de datos: Todas sus posibilidades

La validación de datos en Excel es una herramienta que nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que podamos mantener la integridad de la información introducida en nuestra hoja de Excel.

La importancia de la validación de datos en Excel

La validación de datos es una funcionalidad de Excel que nos permitirá establecer limitaciones sobre los tipos de datos que podemos introducir en una celda determinada.

Por defecto, las celdas de una hoja de Excel están preparadas para poder recibir cualquier tipo de dato (texto, número, fecha o una hora). Sin embargo, en muchas ocasiones limitar los datos que se pueden introducir en determinadas celdas nos permitirá evitar que se produzcan errores.

¿Cómo realizar una validación de datos en Excel?

Para establecer una validación de datos sobre una celda o un rango de celdas, primero deberemos seleccionar la celda o el rango de celdas para luego pulsar sobre el comando de Validación de datos y establecer el tipo de datos que le permitiremos introducir.

El comando Validación de datos se encuentra en la ficha Datos y dentro del grupo Herramientas de datos.

Al pulsar en el comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos.

Vemos que, de manera predeterminada, la opción «Cualquier valor» es la que está seleccionada. Por ese motivo podremos ingresar cualquier valor en las celdas, a menos que les hayamos aplicado una validación de datos.

Sin embargo, también podremos elegir alguno de los criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el ingreso de un determinado tipo de datos:

número entero
decimal
una lista
una fecha
una hora o una determinada
longitud del texto
criterio personalizado.

Dependiendo del criterio de validación que seleccionemos en el desplegable, podremos establecer las limitaciones que le podremos aplicar a ese tipo de datos.

Tipos de validación de datos

Validación de datos numéricos

Utilizaremos este criterio cuando queremos que solo se puedan ingresar números enteros en la celda o rango seleccionado.

Una vez elegido Número entero podremos establecer unas restricciones que le podremos aplicar a este tipo de datos.

Por ejemplo, podreos indicar que los números enteros se encuentren entre el valor 0 y 100. En ese caso solo se podrían ingresar números enteros, pero además tienen que encontrarse entre el mínimo y máximo establecido.

En la imagen anterior podremos ver otras restricciones que le podremos aplicar a los números enteros.

Además, en todos los tipos de validaciones de datos encontraremos junto a la caja donde seleccionamos el criterio un check box con el título Omitir blancos.

Este check box de Omitir blancos marca la diferencia entre permitir al usuario dejar la celda en blanco pulsando Enter (check seleccionado) u obligarle a introducir algún dato o salir del modo edición pulsando Esc (check no seleccionado)

Validación de decimales

Funciona exactamente igual que el criterio de los números enteros. La única diferencia es que nos permitirá introducir números con o sin decimales.

Validación de fechas

Con este criterio nos obligará a introducir datos con formato de fecha. Al igual que nos los números podremos establecer restricciones como los de indicar que se encuentren entre un rango de fechas.

Validación de horas

Este criterio nos impide introducir cualquier valor que no tenga formato de hora.

Validación de lista

Este criterio es posiblemente el más utilizado de todos ya que nos permite un importante ahorro de tiempo a la hora de introducir datos. A su vez impide que se puedan introducir datos con errores de escritura por ejemplo.

Con este criterio, se generará la típica lista desplegable con la que podremos seleccionar el valor de una lista.

Para crear la lista desplegable deberemos indicar los valores permitidos en el apartado de Origen. Estos se pueden escribir directamente en ese apartado, separados con punto y coma. También se puede referenciar al rango en el que se encuentren los datos a incorporar en la lista desplegable.

Validación de longitud del texto

Con este criterio podremos limitar la cantidad de caracteres que un usuario puede introducir en una celda que va a contener texto. Esto puede ser útil al incorporar códigos de identificación en los que sabemos que todos tienen el mismo formato.

Validación personalizada

Puede que queramos establecer un criterio que no se encuentra entre los que hemos visto anteriormente. Para ello Excel nos proporciona la validación personalizada en la que podremos establecer el criterio que queramos.

Un ejemplo lo vimos en un artículo anterior en el que establecimos el criterio de permitir únicamente números pares.

Ejemplos de validación de datos personalizados

Permitir solo texto

=ESTEXTO (A1)

Permitir solo texto en mayúscula

=IGUAL(A1;MAYUSC(A1))

Permitir solo texto en mayúscula

=IGUAL(A1;MINUSC(A1))

Permitir solo texto con la primera letra en mayúscula y resto en minúscula

=IGUAL(A1;NOMPROPIO(A1))

Permitir solo fórmulas

=ESFORMULA(A1)

Permitir solo números

=ESNUMERO(A1)

Permitir solo números pares

=(RESIDUO(A1;2)=0)

Permitir solo números entre 100 y 200 o bien entre 500 y 600

=O(Y(A1>=100;A1<=200);Y(A1>=500;A1<=600))

Permitir solo fechas del año actual

=AÑO(A1)=AÑO(HOY())

Permitir solo fechas del mes actual

=MES(A1)=MES(HOY())

Establecer el mensaje de entrada

Con el mensaje de entrada podemos prevenir y orientar al usuario de las hojas de cálculo para que no cometa errores al introducir datos en una celda con validación de datos.

Podremos establcer un título del mensaje y el texto que queramos que aparezca.

Una vez realizado esto, cuando nos situemos encima de una celda con un mensaje de entrada nos aparecerá un recuadro con el mensaje que le hemos indicado.

Personalizar el mensaje de error

Cuando intentamos introducir un dato que no está permitido por la validación de datos nos aparecerá un mensaje de error predefinido por Excel.

Sin embargo, tenemos la posibilidad de personalizar ese mensaje. Para ello debemos de ir a la tercera pestaña de la ventana de validación de datos.

Tiene tres apartados:

El estilo hace referencia al icono que aparecerá junto al cuadro del mensaje.

El título del mensaje de texto.
El mensaje de error que queremos transmitir.

Localizar celdas que tienen alguna validación de datos

Existe una forma rápida de saber qué celdas ed una hoja tienen establecida alguna validación de datos.

En la ficha Inicio desplegamos Buscar y seleccionar y seleccionamos la opción Ir a…

Dentro del cuadro de diálogo pulsamos sobre el botón Especial.

Marcamos la opción Celdas con validación de datos y pulsamos Aceptar.

Vemos que se han sombreado todas las celdas que tengan algún tipo de validación en la hoja de cálculo.

Identificar con un círculo los datos no válidos

Una vez establecido algún tipo de criterio de validación Excel no nos permitirá introducir datos que no cumlan con ese criterio.

Sin embargo, si aplicamos la validación sobre celdas que ya contienen valores, esos datos permanecerán en esas celdas aunque no cumplan con el criterio de validación establecido.

Para localizar todas las celdas en la que suceda esto, con el objetivo de cambiar esos datos erróneos, deberemos utilizar la opción Rodear con un círculo datos no válidos del desplegable Validación de datos.

Veremos que se señalan con un círculo rojo las celdas cuyo contenido no cumple con los criterios de validación.

Con la opción Borrar círculos de validación, como su nombre indica, borraremos los círculos que hemos señalado anteriormente.

Eliminar una validación de datos

Por último veremos cómo podemos eliminar una validación de datos que ya hemos establecido anteriormente.

Para ello deberemos seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar todos.

De esa forma habremos borrado cualquier validación de datos aplicada sobre las celdas que hemos seleccionado.

En el siguiente video explicaremos todos las posibilidades que nos ofrece la validación de datos.

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Captura de pantalla en Excel

Desde Excel 2013 podemos realizar capturas de pantalla en Excel para tratarlas como imágenes.

También podemos realizar directamente recortes de pantallas para incorporarlos como imágenes de Excel.

En el siguiente video podremos aprender a realizar una captura de pantalla en una hoja de Excel, así como realizar directamente un recorte sobre ella.

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Crear una lista desplegable

En muchas ocasiones, cuando introducimos datos en una hoja de Excel, necesitamos controlar que no se introducen valores mal escritos.

Con la validación de datos podemos crear una lista desplegable que nos obliga a elegir uno de los datos incluidos en la lista.

En la ficha Datos, dentro del grupo Herramientas de datos se encuentra el comando Validación de datos que proporciona un medio eficaz para establecer qué tipos de datos están permitidos y cuáles no, en una celda o en un rango.

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Conocer los registros únicos de una lista

En ocasiones, cuando tenemos una tabla de datos o una lista en Excel nos interesa conocer cuantos registros únicos existen de ese tipo de datos.

Equivale al hecho de eliminar todos los datos duplicados de esa categoría de datos.

Ello lo podemos realizar con la función «Eliminar duplicados» que tenemos en la ficha Datos de Excel, como podemos ver en el siguiente video explicativo.

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Forzar el uso de letras mayúsculas en Excel

Tenemos varias formas de forzar la escritura en mayúscula de un texto en una celda de Excel. Posiblemente la más sencilla y cómoda sea mediante la validación de datos.

Mediante la validación de datos se restringen el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. De esta forma podemos indicar que solo se permitan incluir datos de una lista, números enteros, fechas, horas,…

Restringir valores a letras mayúsculas en Excel

Para ello seleccionamos las celdas en las que queremos restringir los valores permitidos y después hacemos clic en la ficha Datos – Validación de datos y dentro de las opciones elegimos «Validación de datos…»

Dentro de la ventana que se abre podemos elegir los tipos de datos que están permitidos para esa o esas celdas.

Como vemos no hay ningún criterio de validación que indique solamente mayúsculas. Por ello deberemos elegir la opción de «Personalizada» e indicar una fórmula que verifique si el valor indicado está en mayúsculas.

Una vez le damos a Aceptar se abre otra ventana en la que nos pide la fórmula que se debe cumplir para que acepte el criterio como válido.

En la barra de «Fórmula» debemos incluir la siguiente fórmula si deseamos aplicar el criterio, por ejemplo, a la celda C2.

=IGUAL(C2;MAYUSC(C2))

Esa fórmula utiliza la función IGUAL, que lo que hace es comprobar si dos cadenas de texto son iguales. Como la segunda cadena de texto es la misma que la primera pero con la función MAYUSC, está comprobando si la cadena de texto de la celda C2 es igual que la cadena de texto que escribe en mayúsculas lo que hay en la celda C2. Es decir, comprueba si el texto escrito en la celda es igual que ese mismo texto en transformado a mayúsculas. Para que esta igualdad se cumpla, y la fórmula sea VERDADERA, necesariamente el texto original se ha tenido que escribir con mayúsculas.

Por tanto introducimos esa fórmula en la barra de formulas de la ventana de validación de datos que se ha abierto.

Le damos a Aceptar y ya estamos restringiendo los datos que se pueden incluir en la celda C2 a textos en letras mayúsculas.

Para facilitar al usuario el uso de la aplicación lo ideal es que en la pestaña de Mensaje de error le indiquemos que debe introducir un texto en mayúsculas.

Vamos a comprobar a continuación si funciona y solo nos permite introducir valores con letras mayúsculas.

Cuando introducimos en la celda C2 un valor en mayúsculas, en esta caso «AGOSTO» no hay ningún problema.

Sin embargo, si tratamos de introducir «Agosto» nos aparece el mensaje de error que le indicamos y no introduce el valor.

Por tanto, vemos que con este método podemos forzar que solo se puedan introducir letras mayúsculas en las celdas que deseemos.

Mantener los ceros a la izquierda de los números

En diversas ocasiones podemos necesitar que nuestros números tengan una cantidad de dígitos fija. Por tanto, en muchas de las ocasiones deberán mantener los ceros a la izquierda de los números.

Esto puede ocurrir en los códigos postales, números de identificación, códigos o similares. También nos puede ocurrir cuando queremos preparar los números para ser importados en otra aplicación que precisa de esa codificación.

Cuando ingresamos números empezando por ceros en Excel, automáticamente elimina los ceros que se encuentran a la izquierda del primer número no nulo. Es decir, si introduzco en una celda «00018» Excel lo transforma directamente en «18», ya que lo considera un número y prescinde de los ceros iniciales.

Forma de establecer una cantidad fija de dígitos

La mejor forma de establecer una cantidad fija de dígitos cuando introducimos valores en un rango de datos es mediante el «Formato de celdas«.

Así, por ejemplo, si deseamos ingresar códigos postales que tienen 5 dígitos queremos que cualquier código mantenga los 5 dígitos. Si introduzco el código postal «1450» quiero que de forma directa aparezca el valor «01450».

En este ejemplo tenemos los códigos postales en el rango de celdas A2:A7.

Tenemos que seleccionar ese rango y haciendo clic con el botón derecho seleccionar la opción «Formato de celdas…«. Eso también lo podemos hacer de forma más rápida con la combinación de teclas «Control + 1«.

Se nos abre el cuadro de diálogo en el que tendremos que elegir la categoría «Personalizada» y en tipo «00000«. Tantos ceros como dígitos queremos que contengan los valores que ingresamos en la hoja.

Tras darle a «Aceptar» vemos que ha transformado todos los números, teniendo ahora los dígitos que deseábamos.

Las funciones de texto con formato fecha

Excel nos permite obtener numerosos resultados a partir de una fecha. Con las funciones de texto con formato fecha, podemos establecer el día de la semana, mes o año, en diversos formatos. Esto nos puede ser de mucha utilidad, por ejemplo, si queremos establecer un calendario o cuadrante.

Con la función texto y aplicando el formato adecuado podremos obtener el resultado que deseemos. Son las funciones de texto con formato de fecha.

Función de texto con formato de día

A partir de una fecha, como por ejemplo, el día 8/9/2018 nos puede interesar que nos indique el día del mes (con uno o dos dígitos) o bien el día de la semana (abreviado o completo). Todo ello lo obtenemos con mucha facilidad aplicando la función TEXTO de la siguiente forma.

Si en la celda A5 tenemos la fecha 08/09/2018 y:

aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»D») obtendremos el valor «8», es decir, el día del mes con un dígito. Se obtendrá un sólo dígito cuando el día del mes se encuentre entre el 1 y 9. En caso de ser el día 10 o superior aparecerá con sus dos dígitos.
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»DD») obtendremos el valor «08», es decir, el día del mes con dos dígitos. Por tanto, si el día es entre 1 y 9 nos colocará un cero delante.
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»DDD») obtendremos el valor «sáb», es decir, el día de la semana de forma abreviada.
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»DDDD») obtendremos el valor «sábado», es decir, el día de la semana de forma completa.

Función de texto con formato de mes

A partir de la misma, el día 8/9/2018 nos puede interesar que nos indique el mes con formato de número o texto. De nuevo utilizaremos las posibilidades que nos brinda la función TEXTO.

Si en la celda A9 tenemos la fecha 08/09/2018 y:

aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»M») obtendremos el valor «9», es decir, el mes con un dígito. Se obtendrá un sólo dígito cuando el mes se encuentre entre el 1 y 9. En caso de ser el mes 10 o superior aparecerá con sus dos dígitos.
aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»MM») obtendremos el valor «09», es decir, el mes con dos dígitos. Por tanto, si el mes correspondiente esta entre el 1 y 9 nos colocará un cero delante.
aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»MMM») obtendremos el valor «sept», es decir, el mes de septiembre de forma abreviada.
aplicamos la fórmula TEXTO(A9,»MMMM») obtendremos el valor «septiembre», es decir, el mes de forma completa.

Función de texto con formato de año

De nuevo, siguiendo con el ejemplo del día 8/9/2018 nos puede interesar que nos indique el año de forma reducida o completa.

Si en la celda A13 tenemos la fecha 08/09/2018 y:

aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»A») obtendremos el valor «18», es decir, el año con los dos últimos dígitos. Lo mismo obtendríamos si aplicamos el formato «AA».
aplicamos la fórmula TEXTO(A5,»AAA») obtendremos el valor «2018», es decir, el año completo, con los cuatro dígitos. Lo mismo obtendríamos si aplicamos el formato «AAAA».

Identificación de duplicados de un rango

En ocasiones nos puede interesar resaltar o identificar los datos duplicados de un rango. Por ejemplo, en una lista de artículos o de empleados en los que queremos saber si hay algunos que están duplicados.

En la ficha de Datos existe la opción «Quitar duplicados». Con esa opción se eliminan los datos duplicados de una lista o rango de datos.

Sin embargo, muchas veces no queremos eliminar esos datos duplicados. Solo queremos localizarlos de alguna manera para poder decidir qué hacer con esos datos. En este caso no nos sirve la herramienta de «Quitar duplicados«. Deberemos proceder a la identificación de duplicados en un rango utilizando otro método diferente.

Eso se puede realizar de forma sencilla con el formato condicional.

Identificación de duplicados

Imaginemos la siguiente tabla la que tenemos la identificación de un grupo de trabajadores.

Queremos comprobar si en los códigos de la primera columna existen datos duplicados. Queremos que los identifique y los señale de alguna forma.

Para ello, lo primero que tenemos que hacer es señalar el rango de datos dentro del cual queremos que compruebe si hay valores duplicados.

A continuación vamos a la opción de Formato condicional, que se encuentra en la ficha Inicio.

Dentro de las opciones que se despliegan, elegimos las de crear una «Nueva regla…«.

Ahora marcamos las opciones siguientes:

Estilo clásico
Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados.
Duplicado.
Aplicar formato según lo que deseemos. En el ejemplo quiero que los duplicados los marque de un color rojo claro.

Si pulsamos sobre Aceptar vemos que nos ha señalado las dos celdas que están duplicadas.

De esta forma podemos señalar los valores duplicados que existan dentro de un rango seleccionado aplicando el formato condicional.

Rellenar varias celdas de una vez

En Excel, la utilización de trucos que nos sirvan para ganar tiempo nos permitirán ganar mucho tiempo a lo largo del tiempo. Notaremos y notarán que somos muchos más productivos con la aplicación de atajos y trucos que no son demasiado conocidos en algunos casos.

Este es uno de los trucos que más nos permite ganar tiempo. Rellenar varias celdas de una vez. Nos permite introducir en diversas celdas un valor, número o función, aunque las mismas no sean celdas contiguas. Por tanto, no me refiero al relleno automático de Excel que se puede utilizar en celdas contiguas.

Rellenar valores en varias celdas de una vez

Rellenar números de una sola vez

Para ello deberemos seleccionar las celdas en las que deseemos introducir los valores o números.

Vamos a empezar seleccionando tres celdas contiguas.

Hemos seleccionado el rango de celdas B2:B4 y queremos rellenar el número 15 en las tres celdas.

Si le damos a Enter lo que hace es rellenar el número en la celda activa, en este caso B2 y el cursor pasa a la siguiente celda.

Eso no es lo que nosotros pretendíamos. Lo que queremos es que rellene las tres celdas con el número 15.

Para ello, lo único que debemos hacer es pulsar, en lugar de Enter, la combinación de teclas Ctrl + Enter.

Pulsando Ctrl + Enter se rellenan todas las celdas previamente seleccionadas.

Rellenar textos de una sola vez

Veamos otro ejemplo con celdas dispersas. En esta ocasión, en lugar de introducir un número, trataremos de rellenar un texto.

En este ejemplo, hemos seleccionado un conjunto de celdas dispersas de la hoja. Recordemos que para seleccionar celdas dispersas debemos dejar pulsada la tecla Ctrl mientras realizamos la selección.

Vemos que si tras escribir en nuestro ejemplo, el texto «Manuel» y pulsar Ctrl + Enter rellena todas las celdas seleccionadas.

Rellenar fórmulas de una sola vez

En esta ocasión veremos que también funciona con las fórmulas. Si seleccionamos las celdas en las que queremos que se aplique una determinada fórmula, si pulsamos Ctrl + Enter, las fórmulas se copian en todas las celdas seleccionadas.

Recomendar la apertura del libro en modo de solo lectura

En ocasiones, cuando abrimos un fichero de Excel, nos aparece un mensaje como el siguiente:

Con este mensaje Excel nos advierte acerca de que el autor del libro quiere que se abra el fichero con acceso de solo lectura. Eso sí, podemos decidir si queremos abrirlo como de «solo lectura» o no.

Si en ese mensaje pulsamos «Sí» nos abrirá el fichero en modo de solo lectura y no podremos guardar los cambios a no ser que lo guardemos con otro nombre. En caso de hacer clic en «No» nos abrirá el fichero en modo normal, pudiendo guardar los cambios que realicemos. Si pulsamos en «Cancelar» no abrirá el fichero.

¿Dónde se establece la recomendación de apertura en modo solo lectura?

A veces nos puede interesar que se elimine ese mensaje inicial. Igualmente puede ocurrir que precisamente queremos en un fichero sin esa opción recomiende su apertura en modo solo lectura.

En esos casos solo debemos marcar o desmarcar una opción que se encuentra algo escondida.

Cuando guardamos el fichero por primera vez o le damos a «Guardar como» tenemos la siguiente ventana de «Guardar»:

Debemos hacer clic en el recuadro de «Herramientas» que se encuentra junto al botón de «Guardar».

Cuando se despliega aparecen las siguientes opciones:

Debemos pulsar sobre la opción «Opciones generales…», lo que abre la siguiente ventana:

El recuadro que se encuentra en la parte inferior, donde indica «Se recomienda solo lectura» es el que establece la recomendación inicial.

Si lo dejamos marcado nos aparecerá el mensaje que recomienda la apertura del fichero en modo de solo lectura. Si está desmarcado, que es lo habitual, el fichero se abre de forma normal.

Sumar entre dos fechas

En ocasiones nos puede interesar realizar una suma de los importes comprendidos entre dos fechas que le indiquemos.

Para ello, existen dos formas relativamente sencillas:

utilizando las fórmulas matriciales.
empleando la función SUMAR.SI.CONJUNTO

Sumar entre fechas con fórmulas matriciales

Veamos el siguiente ejemplo en el que tenemos una y tabla que incluye fechas y las ventas de cada día.

En este caso queremos que en la celda en verde (E6) nos aparezca la suma de las ventas entre las fechas indicadas en E4 y E5.

Para realizar esta suma con fórmulas matriciales debemos incluir la siguiente fórmula en la celda E6.

{=SUMA(SI(Tabla1[Fecha]>=E4;SI(Tabla1[Fecha]<=E5;Tabla1[Ventas])))}

Es muy importante tener en cuenta que, al ser una fórmula condicional, la función se valida pulsando Ctrl + May + Enter.

De esa forma incorpora de forma automática las llaves iniciales y finales de la función. «{ }«. Esas llaves no se introducen manualmente.

Vemos que de esta forma aparece el valor correspondiente a las fechas indicadas. Si cambiamos cualquiera de las fechas nos recalcula el importe de las ventas de forma automática.

Sumar entre fechas utilizando SUMAR.SI.CONJUNTO

En este caso utilizaremos la función SUMAR.SI.CONJUNTO.

En principio parecía una forma más sencilla y evidente para hacer este cálculo. Lo único importante a tener en cuenta es la forma en la que indicamos los criterios de las fechas.

Partiendo del mismo ejemplo, la fórmula a incorporar es la siguiente:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B32;A2:A32;»>=»&E4;A2:A32;»<=»&E5)

Vemos que lo más complicado de esta fórmula es que al indicarle los criterios de las fechas debemos incluir el «>=» entre comillas y concatenarlo con la celda de la fecha con el símbolo &.

Considerando esto el resto de la función no ofrece más complicación y vemos que funciona perfectamente.

Crear un diagrama de Gantt en Excel

En este artículo veremos cómo podemos crear un diagrama de Gantt o cronograma en Excel.

¿Qué es un diagrama de Gantt?

Como nos define la Wikipedia «El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.»

Sería un gráfico del siguiente tipo:

Pasos para realizar un diagrama de Gantt en Excel

Vamos a ver paso a paso cómo lo podríamos hacer en Excel.

1. Datos de partida

Partimos de la siguiente tabla de actividades, con sus respectivas fechas de inicio y final.

En este caso la columna D, de la Fecha de finalización, se obtiene automáticamente sumando a la Fecha de inicio (columna B) los días de duración de la actividad (columna C).

2. Insertar gráfico

Colocándonos fuera de la tabla de datos le damos a la ficha «Insertar», desplegamos el icono de Insertar gráfico de columnas o de barras y dentro de esas opciones elegimos Barra en 2D – Barra apilada, como se aprecia en la siguiente imagen.

3. Seleccionar datos

Nos aparece un recuadro del gráfico en blanco. Ahora pinchando sobre el gráfico nos abre el menú contextual de «Herramientas de gráficos«. Hacemos clic en seleccionar datos.

Esto nos abre la ventana de «Seleccionar origen de datos»:

Ahí debemos indicarle los datos a incluir en el gráfico.

En la parte izquierda hacemos clic en «Agregar» y seleccionamos en «Valores de serie» las fechas de inicio.

A continuación agregamos otra serie que corresponde a la duración en días.

A esta segunda serie, la de la duración en días, le editamos las etiquetas del eje horizontal.

Le damos a «Editar» y seleccionamos para el rango de rótulos del eje los nombres de las actividades (columna A)

Ya tendríamos seleccionados todos los datos del gráfico por lo que le damos a clic e «Aceptar» para salir del cuadro de selección de datos.

4. Modificar formato de gráfico

Ahora le debemos hacer las modificaciones oportunas para que se parezca a un gráfico de Gantt.

Lo primero que debemos hacer es eliminar las barras azules que corresponder a la fecha de comienzo de las actividades.

Para ello nos colocamos sobre cualquiera de las barras azules y le damos a clic en el botón derecho del ratón. Elegimos «Dar formato a serie de datos».

Tras pulsar en esa opción, en la parte derecha se nos abrirán las opciones de formato. Nos dirigimos a las opciones de relleno y le damos a la opción «Sin relleno».

Vemos que al desaparecer la serie de fecha de inicio, solo es visible la de la duración y se parece mucho al diagrama que estamos buscando.

Por otro lado las actividades vemos que en el gráfico las actividades están en orden inverso al de la tabla. Para modificarlo hacemos clic sobre el eje de las actividades con el botón derecho del ratón. Seleccionamos «Dar formato al eje…»

En las opciones del eje le hacemos clic en el recuadro de «Categorías en orden inverso»

Vemos que el gráfico ya se parece mucho al tenemos en mente.

Ahora nos interesa que el eje horizontal no tenga tanto espacio en blanco antes del comienzo de la primera actividad ni después de la última. Tendremos que ajustar el eje a las fechas que nos interese de comienzo y final del eje.

Para ello debemos elegir entre que fecha queremos que se sitúe el gráfico. Podemos elegir el comienzo de la primera actividad como inicio de eje. También podemos elegir el 1 de enero si queremos tener una visión del año natural.

Para la fecha final podemos elegir la fecha de finalización más elevada (en nuestro caso la actividad G) o en nuestro caso podemos elegir el 30 de junio que es una fecha ligeramente posterior.

Esas dos fechas las indicamos en cualquier recuadro de Excel y la transformamos a formato numérico.

Los dos número que obtenemos para las fechas inicio y final son las que necesitamos para establecer los ejes. En este ejemplo el 1/1/2018 corresponde al número 43101 y el 30/6/2018 corresponde al número 43281.

Hacemos clic sobre el eje horizontal de las fechas con el botón derecho del ratón, con lo que aparece a la derecha de nuevo la ventana de opciones de formato de eje..

En las opciones de eje, en los límites, escribimos el número de la fecha mínima y máxima del eje.

De esta forma vemos que el diagrama se ajusta a las fechas indicadas.

5. Configuración del aspecto

Ahora ya nos quedaría hacer modificaciones en el aspecto para que esté más a nuestro gusto y fácil de interpretar.

Por ejemplo podemos hacer las siguientes modificaciones:

Insertar un título al gráfico
Insertar líneas divisorias
Modificar el color de la serie de datos
Cambiar el color de las líneas principales
Modificar el color y transparencia de las líneas secundarias
…

Nos podría quedar un aspecto similar al que se presenta a continuación.