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Resaltar filas con una frecuencia determinada

Para facilitar la lectura de los datos en Excel podemos decidir resaltar las filas con una frecuencia que le determinemos. Es decir, podemos indicarle a Excel que cada 5 filas o 10 filas, por ejemplo, las filas se resalten con el relleno que decidamos.

Eso podemos hacerlo aplicando un formato condicional para que se le apliquen a las celdas que cumplan determinados criterios establecidos de la forma indicada a continuación.

Resaltar cada 5 filas

En este ejemplo vamos a tratar de resaltar las filas cada quinta filas. Esto mismo lo podríamos hacer con la frecuencia que deseemos: cada 10 filas, cada 3 filas, etc.

En nuestro caso queremos obtener un caso como el siguiente.

Para ello partimos de la tabla normal, sin filas resaltadas y seleccionamos todos los datos.

Ahora utilizaríamos el formato condicional.

Seleccionamos «Nueva regla…«.

En la ventana seleccionamos la última opción «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato«.

Y en la barra de la fórmula incluimos la siguiente fórmula.

En esa fórmula utilizamos la función RESIDUO, que nos devuelve el resto en una división. En este caso estamos dividiendo el número de la fila entre 5 y si el resto es cero le aplicamos el formato indicado en la vista previa.

Debemos tener en cuenta que si queremos que se resalte cada décima fila, el segundo argumento de la función RESIDUO deberá ser un 10. Y así para la frecuencia que queramos establecer.

Video explicativo:

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8 Trucos con EMOJIS

Vamos a comprobar diferentes posibilidades que nos ofrece la utilización de Emojis en Excel.

Abrir la ventana de emojis en Excel

La forma de seleccionar un emoji es seleccionándolo de la ventana de emojis.

Esta se abre pulsando la combinación de teclas Windows y Punto.

Estos emojis se encuentran clasificados en diferentes categorías por lo que primero debemos seleccionar la categoría y posteriormente el emoji en cuestión.

A continuación vamos a ver 8 trucos que posiblemente no conozcáis y que nos permitirán exprimir al máximo el potencial que nos ofrece la utilización de emojis en Excel.

Utilizar emojis en una función condicional

Podemos incluir la utilización de emojis en una fórmula condicional.

De esta forma, si queremos que aparezca la imagen de un hombre o una mujer en función del sexo, podemos incluir el emojis dentro de la función SI.

Como hemos indicado el emoji se selecciona de la ventana de emojis que hemos abierto con la combinación Windows + Punto.

Repetición de emojis

También podemos incluir los emojis dentro de una función REPETIR, de forma que se muestren tantos emojis como indiquemos en alguna celda.

Un ejemplo del uso de los emojis en la función REPETIR sería utilizándola para indicar el número de goles de los jugadores o el número de estrellas de un hotel.

BUSCARV con emojis

Igualmente podemos incluir los emojis dentro de una función BUSCARV, de forma que en función del valor de una determinada celda nos muestre un emoji u otro.

Incluir emojis en comentarios

Tenemos la posibilidad de incluir los emojis dentro de los comentarios de las celdas.

De esa forma, nos muestra de una forma gráfica el concepto incluido en la celda.

Emojis en nombre de hojas

También podemos incluir emojis dentro del nombre de las hojas de Excel, mejorando de esta forma la apariencia y profesionalidad de las mismas.

Incluir emojis en gráficos

Incluir los emojis dentro de los gráficos nos permite crear gráficos visualmente llamativos y originales.

Se pueden utilizar en gráficos de diferentes tipos como los gráficos de columnas o circulares.

Emojis para hipervínculos

También tenemos la posibilidad de crear hipervínculos dentro de los mismos emojis, de forma que cuando hagamos clic sobre el emoji nos lleve directamente al destino indicado por el hipervínculo.

Incluir emojis en nombre de fichero

También podemos incluir los emojis dentro del nombre de los ficheros.

En este caso, por ejemplo le hemos colocado el emoji de un candado al archivo que se encuentra protegido, para mostrar más claramente que es un archivo protegido.

En el siguiente video veremos una explicación detallada de los diferentes trucos con EMOJIS que hemos comentado anteriormente.

Video explicativo:

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9 Trucos con la función BUSCARV

La función BUSCARV es una de las funciones de búsqueda más utilizadas en el Excel, pero no siempre sabemos sacarle todo el provecho que se le puede sacar a la misma

A continuación vamos a ver 9 trucos que posiblemente no conozcáis y que nos permitirán exprimir al máximo el potencial que nos ofrece esta función.

Utilizar búsqueda con coincidencia aproximada

El cuarto argumento de la función BUSCARV determina si deseamos realizar una búsqueda exacta o aproximada.

Si bien, generalmente las búsquedas suelen ser exactas, en algunas ocasiones puede ser necesario utilizar la búsqueda aproximada, como podemos ver en el siguiente ejemplo.

Cuando utilizamos la búsqueda aproximada es importante que los datos entre los que se realiza la búsqueda se encuentren ordenados, ya que lo que hace Excel es buscar el valor indicado, y si no lo encuentra, nos devuelve el dato de la fila del valor inmediatamente inferior.

Señalar columnas enteras en la matriz

Cuando, en el segundo argumento de la función BUSCARV, le indicamos el rango de la matriz, no es necesario que le señalemos exactamente el rango correspondiente a los datos.

También podemos señalar las columnas completas.

De esa forma no tenemos que señalar el rango completo, cuando hay miles de datos y además no nos haría falta ampliar el rango de la matriz cada vez que añadamos nuevos valores.

Realizar la búsqueda en varias tablas

Cuando existe más de una matriz para realizar la búsqueda utilizando la función BUSCARV, tenemos la posibilidad de hacer la búsqueda anidando varias funciones BUSCARV dentro de una función SI.ERROR.

Búsqueda con comodín *

Podemos utilizar comodines dentro de la función BUSCARV.

De esa forma, con el comodín * (que representa cualquier cadena de caracteres) podemos hacer una búsqueda, por ejemplo, de nombres que comienzan, terminan o incluyen una serie de caracteres.

Búsqueda con comodín ?

También podemos utilizar dentro de la función BUSCARV el comodín ? (que representa un carácter cualquiera).

De esa forma podemos indicarle una búsqueda de datos que tengan un determinado número de caracteres.

También podemos combinar el uso de los dos comodines (* y ?).

Buscar valores máximos o mínimos

Combinando las funciones MAX o MIN con la función BUSCARV, podemos obtener por ejemplo el producto con el valor más alto o el más bajo, de una serie de productos.

Combinar la función BUSCARV con COINCIDIR

Combinando la función BUSCARV con la función COINCIDIR podríamos realizar una búsqueda dentro de una tabla de doble entrada.

Devolver varios datos de una vez

Normalmente las búsquedas devuelven un solo valor, pero también tenemos la posibilidad de que nos devuelva varios valores o incluye agrupe el importe de los mismos.

Para ello tendremos que incluir como indicador de columna el número de todas las columnas entre llaves { }.

Realizar búsqueda hacia la izquierda con BUSCARV

Cuando utilizamos la función BUSCARV, siempre hace una búsqueda de un determinado valor dentro de la primera columna de una matriz y nos devuelve el valor de otra columna, situada a la derecha del valor buscado, de la misma fila.

Sin embargo, es posible hacer una «búsqueda hacia la izquierda». Es decir, que nos devuelva un valor a la izquierda del valor buscado.

Para ello utilizaremos unas llaves { } en el indicador de columnas, de la forma que se ve en la imagen.

En el siguiente video veremos una explicación detallada de los diferentes trucos con la función BUSCARV que hemos comentado anteriormente.

Video explicativo:

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La función BUSCARV

La función BUSCARV es una de las funciones más utilizadas en Excel y pertenece al grupo de funciones de búsqueda y referencia.

Esta función BUSCARV obtiene su nombre porque hace búsquedas verticales. Es decir, busca un determinado valor dentro de una columna de datos y devuelve un valor de una columna diferente, pero de la misma fila que el valor encontrado.

Para utilizar la función BUSCARV es imprescindible que los datos sobre los que realiza la búsqueda tengan un formato tabular, como los que se muestran en el siguiente ejemplo.

Por otra parte es necesario que el valor buscado se encuentre a la izquierda del rango de datos que le indiquemos. Va a buscar en la primera columna del rango que le indiquemos.

Según el caso anterior con la matrícula podríamos buscar cuando otro dato, pero si le indicamos el conductor, no podríamos obtener la matrícula.

Sintaxis de la función BUSCARX

La función BUSCARV tiene cuatro argumentos, los primeros tres son obligatorios y el último es opcional.

La sintaxis de la función BUSCARV es la siguiente:

=BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; Indicador_columnas; [Rango])

  • Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se va a buscar. Este valor será buscado, de arriba hacia abajo, en la primera columna del rango de búsqueda. No hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
  • Matriz_tabla (obligatorio): La función BUSCARV siempre buscará en la primera columna de dicho rango y el resto de las columnas podrán ser devueltas como resultado.
  • Indicador_columnas (obligatorio): Es un valor numérico que nos permite indicar la columna que deseamos como resultado en caso de encontrar una coincidencia. La numeración depende de la matriz seleccionada como segundo argumento, cuya primera columna tendrá asignado el número 1.
  • [Rango] (opcional): Con el cuarto argumento, que es opcional, le indicamos si queremos realizar una búsqueda exacta o una búsqueda aproximada. El valor FALSO indicará a la función que deseamos hacer una búsqueda exacta mientras que el valor VERDADERO será para realizar una búsqueda aproximada. Si omitimos este argumento, la función BUSCARV asumirá un valor VERDADERO y por lo tanto hará una búsqueda aproximada.

En el siguiente video veremos un ejemplo de funcionamiento de la función BUSCARV.

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La función BUSCARX

La función BUSCARX es una función que se encuentra disponible en Excel a partir de la versión de Excel 2019. También lo tienen disponibles los usuarios de Microsoft 365.

Esta potente función de Excel pertenece al grupo de funciones de búsqueda y llegó con el fin de mejorar una de las fórmulas que con más frecuencia hemos usamos en Excel, que es la fórmula BUSCARV. Supera tanto a la función BUSCARV como BUSCARH, ya que nos sirve para búsquedas en vertical como en horizontal. La ventaja es que es más potente y a la vez muy sencilla de utilizar.

Sintaxis de la función BUSCARX

La función BUSCARX esta buscará en un rango o matriz y devolverá el elemento correspondiente al valor buscado. Si no existe ninguna coincidencia, BUSCARX puede entregar el valor (coincidencia aproximada) más cercano.

La sintaxis de la función BUSCARX es la siguiente:

=BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_devuelta; [si_no_se_encuentra]; [modo_de_coincidencia]; [modo_de_búsqueda])

  • Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se va a buscar.
  • Matriz_buscada (obligatorio): La matriz o rango en el que se va a buscar la información deseada.
  • Matriz_devuelta (obligatorio): Es el rango o matriz en el que se quiere que se devuelva el valor o la información solicitada.
  • [si_no_se_encuentra] (opcional): Si no se encuentra el valor o la coincidencia válida, podrá devolver el texto que se proporcione. En caso contrario la función devolverá el mensaje #N/A.
  • [modo_de_coincidencia] (opcional): Permite especificar un tipo de coincidencia:
    • 0 (coincidencia exacta). Si no se encuentra ningún valor, devolver #N/A. Este valor es el predeterminado.
    • -1 (coincidencia exacta). Si no se encuentra ningún valor, devolver el siguiente valor más pequeño.
    • 1 (coincidencia exacta). Si no se encuentra ningún valor, devolver el siguiente valor más grande.
    • 2 (coincidencia comodín) donde elementos como *, ? y ~ tienen un significado especial.
  • [modo_de_búsqueda] (opcional): Especifique el modo de búsqueda que se usará (“1” para el primer elemento y “-1” para el último) o inicias una búsqueda binaria.
    • 1: realizar una búsqueda empezando por el primer elemento. Este valor es el predeterminado y el más común.
    • -1: realizar una búsqueda inversa empezando por el último elemento.
    • 2: realizar una búsqueda binaria que se base en que la matriz se ordena en orden ascendente. Si no está ordenada, se devolverán resultados no válidos.
    • -2: realizar una búsqueda binaria que se base en que la matriz se ordena en orden descendente. Si no está ordenada, se devolverán resultados no válidos.

Ventajas de la utilización de la función BUSCARX

  1. No es necesario que el valor buscado se encuentre en la primera columna o fila. mientras que con BUSCARV y BUSCARH era necesario que el valor buscado se encontrara en la primera columna o fila, con BUSCARX no es necesario, puede encontrarse en cualquier columna o fila.
  2. Coincidencia exacta por defecto. Mientras que con BUSCARV y BUSVARH, cuando queríamos que se realizara una búsqueda con coincidencia exacta teníamos que incluir en el cuarto argumento la opción de FALSO, en BUSCARX por defecto se entiende que la búsqueda es por coincidencia exacta, que es lo más habitual.
  3. Sirve para búsquedas en vertical y en horizontal. Es decir une dos funciones en una. Ahora podemos hacer lo mismo que antes con la funciones BUSCARV y BUSCARH, usando solo esta función.
  4. Podemos establecer un modo de búsqueda. Nos permite buscar el primer valor que encuentre o el último.
  5. Podemos establecer un modo de coincidencia. Valor exacto, o el siguiente hacia arriba o hacia abajo.
  6. Podemos establecer un valor cuando no encuentre el dato. Nos permite indicarle el valor o dato que queremos que nos devuelva en el caso de que no encuentre el valor.

En el siguiente video veremos un ejemplo de funcionamiento de la función BUSCARX.

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Ficha personalizada en Excel

Vamos a comprobar lo sencillo que es personalizar la cinta de opciones, insertando una ficha personalizada para nosotros.

En esta ficha podremos incluir los grupos de comandos y los comandos que más utilizamos, bien sea porque sean los comandos que más utilicemos o bien porque queramos tenerlos todos juntos en una sola ficha o pestaña.

Insertar nueva ficha

Para insertar una nueva ficha lo que tenemos que hacer es irnos a la ficha de Archivo, después seleccionamos Opciones y aquí tenemos la opción de Personalizar la cinta de opciones.

Si quiero insertar una nueva ficha personalizada, me sitúo en la ficha a partir de la cual quiero insertar la pestaña nueva y le doy a la opción Nueva pestaña.

Veremos que nos incluye directamente una nueva pestaña y un nuevo grupo. Tanto a uno como al otro les voy a cambiar el nombre.

Así le indicaré a la pestaña el nombre «Frecuentes» y al nuevo grupo lo voy a llamar «Formato».

Ahora, situándome encima de las del grupo Formato, le incluyó los comandos que yo quiera insertar dentro de ese grupo. Si quiero seleccionarlos de entre todos los posibles comandos debo comprobar que tenemos seleccionada la opción «Todos los comandos«.

Aparecerán todos los comandos que tengo disponibles para incluir dentro de ese grupo y seleccionamos los que deseemos incluir dentro de ese grupo.

Una vez seleccionados los comandos deseados le damos a Aceptar y comprobaremos que se ha generado la ficha que acabo de crear, con los dos grupos que he generado y con los comandos que incluido en cada uno de ellos.

Aparte de para tener agrupados los comandos que más utilizamos, tener una ficha personalizada también es muy útil cuando queremos tener a mano algunos de los comandos que no se encuentran directamente en las demás fichas.

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